AI trong doanh nghiệp nhỏ: Từ tiết kiệm chi phí đến bài toán tạo giá trị kinh tế

Ứng dụng AI không chỉ giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mở ra cơ hội nâng cao năng suất và tạo thêm giá trị kinh tế.

Tiết kiệm chi phí mới là bước khởi đầu

Với khả năng hỗ trợ xử lý thông tin, soạn thảo nội dung, chăm sóc khách hàng, phân tích dữ liệu và tự động hóa một số công việc, trí tuệ nhân tạo (AI) đang trở thành công cụ ngày càng dễ tiếp cận đối với doanh nghiệp nhỏ. Thay vì phải đầu tư ngay vào hệ thống công nghệ phức tạp, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những ứng dụng phổ thông, chi phí thấp để hỗ trợ hoạt động hằng ngày.

Lợi ích trước mắt thường thể hiện ở việc rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm một phần chi phí vận hành và giải phóng nhân lực khỏi những tác vụ lặp lại. Đây là những giá trị thiết thực đối với các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính và nhân sự hạn chế.

Báo cáo Đánh giá mức độ tiếp cận và ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong các tổ chức kinh doanh tạo tác động xã hội tại Việt Nam, do Viện Nghiên cứu Chính sách và Phát triển Truyền thông thực hiện khảo sát 58 tổ chức kinh doanh tạo tác động xã hội (SIBs) cho thấy, 62,26% tổ chức xác định tối ưu hóa vận hành là mục tiêu ưu tiên khi ứng dụng AI.

Gần 3/4 số tổ chức tham gia cho biết AI giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc; khoảng 50% ghi nhận lợi ích về giảm chi phí. Bên cạnh đó, 39,62% ghi nhận tác động tích cực đối với chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Những kết quả này cho thấy AI đã bước đầu đem lại lợi ích trong hoạt động của các tổ chức được khảo sát. Tuy nhiên, cần lưu ý đây là những lợi ích do tổ chức tự ghi nhận qua khảo sát, chưa phải số liệu đo lường mức tiết kiệm bình quân hay giá trị kinh tế tăng thêm.

Điều đó đặt ra một vấn đề quan trọng: tiết kiệm thời gian và chi phí mới chỉ phản ánh một phần hiệu quả của AI. Một nhân viên sử dụng AI để hoàn thành báo cáo nhanh hơn có thể cải thiện hiệu suất cá nhân, nhưng nếu quy trình vận hành không thay đổi, phần thời gian tiết kiệm được chưa chắc đã chuyển hóa thành năng suất cao hơn hay doanh thu tăng thêm cho doanh nghiệp.

Khoảng cách từ nhận thức đến hiệu quả thực tế

Cũng theo Báo cáo Đánh giá mức độ tiếp cận và ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong các tổ chức kinh doanh tạo tác động xã hội tại Việt Nam, Kết quả đánh giá mức độ trưởng thành AI của 53 tổ chức trong nghiên cứu cho thấy, 21 tổ chức, tương đương gần 40%, ở mức trung bình; 19 tổ chức, khoảng 36%, ở mức thấp và 13 tổ chức, khoảng 25%, ở mức cao.

Điểm trưởng thành AI trung bình đạt 3,36/6. Phần lớn các tổ chức đã vượt qua giai đoạn tìm hiểu ban đầu, nhưng chưa tích hợp sâu AI vào hoạt động cốt lõi để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc đổi mới mô hình tạo giá trị.

Đáng chú ý, điểm đánh giá về định hướng chiến lược ứng dụng AI đạt 4,65/6; xác định giá trị và bài toán ứng dụng đạt 4,14/6; con người và văn hóa sẵn sàng cho AI đạt 4,01/6. Trong khi đó, năng lực quản trị và quản lý rủi ro chỉ đạt 3,09/6; năng lực dữ liệu đạt 2,82/6; tổ chức và vận hành đạt 2,75/6; năng lực kỹ thuật triển khai AI thấp nhất, ở mức 2,07/6.

Sự chênh lệch này cho thấy các tổ chức đã nhận diện được tiềm năng của AI, nhưng còn thiếu nền tảng để chuyển định hướng thành kết quả cụ thể. Những hạn chế về dữ liệu, nhân lực kỹ thuật, quy trình và năng lực quản trị khiến việc ứng dụng chủ yếu dừng ở cấp độ cá nhân, chưa trở thành năng lực vận hành của cả tổ chức.

Như vậy, nhận diện được cơ hội ứng dụng chưa đồng nghĩa với việc khai thác thành công cơ hội đó. Nếu AI chỉ được sử dụng để viết nội dung, thiết kế hình ảnh hoặc tìm kiếm thông tin, lợi ích có thể dừng ở một số tác vụ riêng lẻ. Giá trị kinh tế lớn hơn chỉ hình thành khi công nghệ góp phần cải thiện quy trình, giảm sai sót, nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng khách hàng hoặc hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn.

Bài toán đầu tư: Không chỉ cần công cụ, mà cần đúng mục tiêu

Một trong những rào cản đáng chú ý đối với các tổ chức kinh doanh tạo tác động xã hội là hạn chế về nguồn lực. Hơn một nửa số tổ chức được khảo sát trong Báo cáo Đánh giá mức độ tiếp cận và ứng dụng trí tuệ nhân tạo, đã coi khó khăn trong tiếp cận nguồn vốn mới là thách thức lớn. Gần 68% chủ yếu sử dụng các công cụ AI tạo sinh ở mức cơ bản; hơn một nửa không sử dụng phần mềm AI bản quyền. Gần 68% chưa có hợp tác với đối tác bên ngoài hoặc chưa xem xét mở rộng hợp tác vượt ra ngoài các công cụ sẵn có.

Khi ngân sách phải ưu tiên cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và duy trì việc làm, các khoản đầu tư cho công nghệ, đào tạo, tư vấn hay chuẩn hóa dữ liệu thường khó được ưu tiên. Đáng nói, ngay cả khi có thể tiếp cận công cụ với chi phí thấp, doanh nghiệp vẫn cần năng lực xác định bài toán, tổ chức dữ liệu và kiểm soát kết quả để khai thác hiệu quả.

Vì vậy, ứng dụng AI không nên bắt đầu bằng câu hỏi doanh nghiệp cần mua phần mềm nào, mà cần xác định khâu nào đang tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí hoặc gây thất thoát nguồn lực.

Đơn cử như với hoạt động bán hàng, mục tiêu có thể là cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng; với sản xuất, có thể là giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi hoặc hao hụt nguyên liệu; với chăm sóc khách hàng, có thể là rút ngắn thời gian phản hồi và giảm chi phí xử lý mỗi yêu cầu.

Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần đo lường kết quả trước và sau khi ứng dụng. Các chỉ tiêu có thể bao gồm số giờ lao động tiết kiệm, mức giảm chi phí trên mỗi sản phẩm hoặc đơn hàng, tỷ lệ sai sót, sản lượng trên mỗi lao động, doanh thu tăng thêm và tổng chi phí triển khai AI. Đây là cơ sở để tính toán hiệu quả đầu tư, thay vì chỉ đánh giá qua số lượng công cụ được sử dụng hoặc mức độ hài lòng của nhân viên.

Với doanh nghiệp nhỏ, cách làm phù hợp là lựa chọn một vài khâu có khả năng tạo hiệu quả rõ ràng để thử nghiệm trước. Chỉ khi kết quả được chứng minh bằng số liệu, doanh nghiệp mới nên mở rộng đầu tư và tích hợp AI vào các quy trình khác. Cách tiếp cận từng bước giúp hạn chế rủi ro, tránh đầu tư dàn trải và phù hợp hơn với khả năng tài chính.