Hợp đồng lao động điện tử: Doanh nghiệp chưa bắt buộc thực hiện, nhưng cần chuẩn bị quy trình

Theo TS Vũ Hải Nam, doanh nghiệp chưa chưa bắt buộc thực hiện hợp đồng lao động điện tử, nhưng cần chuẩn bị quy trình và lựa chọn thời điểm, lộ trình phù hợp.

Không nên hiểu đơn giản là “số hóa” hợp đồng giấy

Hợp đồng lao động điện tử ngày càng được doanh nghiệp quan tâm trong quá trình chuyển đổi số hoạt động quản trị nhân sự. Hình thức này có thể giúp giảm thời gian, chi phí ký kết, lưu trữ, đồng thời thuận tiện hơn trong tra cứu, theo dõi thời hạn và quản lý hồ sơ lao động.

Tại Hội nghị “Những điểm mới và giải đáp vướng mắc trong triển khai thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế và Hợp đồng lao động điện tử” diễn ra ngày 26/8, bà Nghiêm Thị Hoàng Anh, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội cho rằng, chuyển đổi số đang ngày càng gắn với hoạt động quản trị doanh nghiệp, trong đó có quản lý lao động và triển khai hợp đồng lao động điện tử.

Thực tiễn cho thấy, doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến việc hiểu và áp dụng đúng các quy định mới, những nội dung cần lưu ý, cũng như cách xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện, trong đó có vấn đề về hợp đồng lao động điện tử.

Ở góc độ chính sách, theo TS. Trần Hải Nam, Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Bộ Nội vụ), pháp luật hiện chưa bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển từ hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp có thể căn cứ quy mô lao động, điều kiện công nghệ và nhu cầu quản trị để lựa chọn thời điểm, lộ trình phù hợp.

Cũng theo TS. Trần Hải Nam, hợp đồng lao động điện tử có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, ký kết, lưu trữ; đồng thời thuận tiện hơn trong tra cứu, theo dõi thời hạn và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, hình thức điện tử cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về thẩm quyền ký, nội dung hợp đồng, dữ liệu và bảo mật.

Một trong những vấn đề cần đặc biệt lưu ý là thẩm quyền của người ký. Theo đó, việc giao kết trên môi trường điện tử không làm thay đổi yêu cầu về chủ thể giao kết hợp đồng. Người ký phía doanh nghiệp phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Do đó, việc một cá nhân có tài khoản trên hệ thống ký điện tử không đồng nghĩa với việc người đó đương nhiên có quyền đại diện doanh nghiệp ký hợp đồng lao động. Nếu không kiểm soát chặt khâu này, việc số hóa quy trình có thể phát sinh rủi ro ngay từ bước giao kết.

Vì thế, doanh nghiệp cần xác định rõ, trong quy trình nội bộ thì ai được tạo hợp đồng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai được ký và ai có quyền truy cập hợp đồng sau khi hoàn tất. Việc xác thực đúng người lao động và các thông tin liên quan cũng cần được bảo đảm.

Bên cạnh đó, hợp đồng lao động điện tử không làm giảm yêu cầu về nội dung của hợp đồng lao động nói chung. Các thông tin về công việc, địa điểm làm việc, tiền lương, thời giờ làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên... vẫn phải được thể hiện đầy đủ, rõ ràng theo quy định.

Cũng vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu chuyển sang hợp đồng lao động điện tử là chỉ chuyển file hợp đồng giấy lên một nền tảng trực tuyến để ký. Việc chuyển đổi cần được thực hiện đồng bộ từ khâu xây dựng mẫu hợp đồng, tạo lập, kiểm tra, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ và khai thác hồ sơ.

Cần kiểm soát chặt quy trình ký, lưu trữ và bảo mật dữ liệu

Cùng với thẩm quyền của người ký và nội dung hợp đồng, quản lý dữ liệu là vấn đề doanh nghiệp cần tính đến khi triển khai hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định hiện hành, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử gắn với các yêu cầu về định danh, xác thực chủ thể, ký điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, lưu trữ và bảo mật. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến sự thuận tiện của một nền tảng ký hợp đồng, mà còn phải đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quản trị dữ liệu.

Đặc biệt, hợp đồng lao động chứa nhiều thông tin của người lao động. Khi chuyển hồ sơ lên môi trường số, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi người được quyền truy cập, phân quyền quản lý, phương thức lưu trữ và khả năng truy xuất hồ sơ khi cần thiết.

Đối với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, việc thiếu một quy trình thống nhất có thể dẫn tới tình trạng nhiều bộ phận cùng tạo, sửa, ký hoặc khai thác hợp đồng, nhưng không rõ trách nhiệm ở từng khâu. Vì vậy, cùng với việc lựa chọn giải pháp công nghệ, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nội bộ và phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.

Theo bà Nghiêm Thị Hoàng Anh, việc cập nhật kịp thời và thực hiện đầy đủ các quy định về bảo hiểm và lao động không chỉ góp phần bảo đảm quyền, lợi ích chính đáng của người lao động, mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị và xây dựng quan hệ lao động ổn định, bền vững.

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng đi sâu vào quản trị doanh nghiệp, việc chuẩn bị sớm quy trình quản lý hợp đồng lao động điện tử sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn lộ trình phù hợp, đồng thời hạn chế rủi ro khi triển khai.

TS. Trần Hải Nam lưu ý thêm, doanh nghiệp cần chuẩn bị một quy trình phù hợp, thay vì chỉ đơn thuần “số hóa” hợp đồng giấy. Đây là yếu tố quan trọng để việc chuyển đổi sang môi trường điện tử thực sự mang lại hiệu quả quản trị và bảo đảm yêu cầu tuân thủ pháp luật.