Hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro?

Đại diện Thuế TP. Hồ Chí Minh trao đổi với doanh nghiệp bên lề tọa đàm. Ảnh: PT-LV

Tác động lớn đến doanh nghiệp

Một trong những nội dung được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm tại Tọa đàm “Quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp năm 2025 - Những vấn đề cần lưu ý” do Tạp chí Kinh tế - Tài chính phối hợp với Thuế TP. Hồ Chí Minh tổ chức ngày 20/3 là quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt, có hiệu lực từ ngày 15/12/2025.

Ông Trần Văn Quân, Giám đốc Công ty TNHH Vietnam Tax Accounting Consultancy (VNTAC) cho biết, quy định thanh toán không dùng tiền mặt trước đây chủ yếu áp dụng với các khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Tuy nhiên, theo quy định mới, ngưỡng này đã giảm mạnh xuống còn 5 triệu đồng và phạm vi kiểm soát cũng được mở rộng đáng kể.

Điểm đáng chú ý là quy định mới không còn giới hạn ở các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn, mà đã “siết” cả những khoản chi trước đây doanh nghiệp thường xử lý linh hoạt hơn, đặc biệt là các khoản chi nội bộ hoặc chi trả cho cá nhân.

Ông Lê Văn Sơn, Trưởng ban Đào tạo Hội Tư vấn và Đại lý thuế TP. Hồ Chí Minh, Tổng Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Kim Thủy cho biết, theo Nghị định số 320/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nếu doanh nghiệp muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Không chỉ các khoản chi có hóa đơn, quy định mới còn áp dụng với nhiều khoản chi không có hóa đơn như: tiền lương, tiền công, tiền thưởng; các khoản trích theo lương, phụ cấp; chi thuê tài sản của cá nhân như nhà, xe; hay mua nông, lâm, thủy hải sản của người trực tiếp sản xuất. Đây là thay đổi rất lớn, tác động trực tiếp đến thói quen chi trả của không ít doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Đặc biệt, với các khoản chi trả tiền lương, tiền công, tiền thưởng từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được chấp nhận là chi phí được trừ. Điều này đồng nghĩa, việc chi lương bằng tiền mặt theo cách làm cũ sẽ tiềm ẩn rủi ro lớn nếu doanh nghiệp không kịp thời chuyển đổi.

Ông Lê Văn Sơn, Tổng Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Kim Thủy.

Quản trị rủi ro từ lúc phát sinh giao dịch

Từ góc độ thực tiễn, các chuyên gia cho rằng thách thức lớn nhất không nằm ở việc hiểu quy định, mà ở khả năng tổ chức lại quy trình tài chính, kế toán ngay từ đầu. Khi ngưỡng thanh toán bị hạ xuống chỉ còn 5 triệu đồng, gần như phần lớn các khoản chi phổ biến trong hoạt động sản xuất, kinh doanh đều phải được kiểm soát chặt chẽ về chứng từ dòng tiền.

Ông Trần Văn Quân lưu ý, với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc thanh toán không dùng tiền mặt thực chất không phải là câu chuyện mới, bởi các giao dịch góp vốn, chuyển lợi nhuận từ lâu đã phải thực hiện qua tài khoản vốn theo quy định quản lý ngoại hối. Tuy nhiên, rủi ro lớn vẫn nằm ở các khoản chi giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc các giao dịch nội bộ xuyên biên giới.

Theo ông Quân, nếu các khoản chi này không được xác định hợp lý theo thông lệ quốc tế, không có đầy đủ hồ sơ chứng minh, hoặc không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế liên quan như thuế nhà thầu, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị truy thu thuế đáng kể.

Ông Lương Nguyễn Minh Đăng, Giám đốc Khối Bán lẻ, Ngân hàng OCB chia sẻ về chính sách hỗ trợ doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, vai trò của ngân hàng đang được nhìn nhận vượt ra ngoài chức năng trung gian thanh toán. Ông Lương Nguyễn Minh Đăng, Giám đốc Khối Bán lẻ, Ngân hàng OCB cho biết, ngân hàng hiện không chỉ là nơi chuyển tiền mà còn là đơn vị xác thực dữ liệu quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch của dòng tiền với cơ quan Thuế.

Theo đó, các gói giải pháp chi lương số hiện cho phép doanh nghiệp thực hiện lệnh chi trả tự động, đồng thời hệ thống ngân hàng cung cấp chứng từ điện tử xác thực tức thì, ghi nhận đầy đủ tên người thụ hưởng, số tiền và mã số định danh cá nhân. Nhờ đó, dữ liệu giữa bảng lương của doanh nghiệp và dòng tiền thực tế qua ngân hàng được đối chiếu, khớp đúng tuyệt đối.

"Đây chính là cơ sở quan trọng để cơ quan Thuế chấp nhận chi phí được trừ cho doanh nghiệp. Đồng thời, việc chi lương minh bạch qua ngân hàng còn giúp dữ liệu thu nhập của cá nhân trên hệ thống eTax Mobile luôn sẵn sàng xác thực, tạo thuận lợi cho quá trình hoàn thuế thu nhập cá nhân, giảm đáng kể nguy cơ hồ sơ bị treo hoặc phải giải trình bổ sung", ông Lương Nguyễn Minh Đăng nhận định.

Ông Đặng Vĩnh Hà, Giám đốc M-invoice Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh.

Ở góc độ công nghệ, ông Đặng Vĩnh Hà, Giám đốc M-invoice Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh cho rằng, doanh nghiệp không nên chỉ dừng ở tư duy “tuân thủ khi quyết toán”, mà cần chuyển sang “kiểm soát rủi ro ngay khi giao dịch phát sinh”.

Theo đó, ba trụ cột quan trọng cần được doanh nghiệp ưu tiên là chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, liên thông dữ liệu và cảnh báo sớm rủi ro. Cụ thể, doanh nghiệp có thể ứng dụng AI, OCR để nhận diện chứng từ, tự động cảnh báo các khoản chi vượt ngưỡng 5 triệu đồng và gợi ý phương thức thanh toán phù hợp ngay từ khâu nhập liệu. Đồng thời, việc liên thông dữ liệu giữa hóa đơn, chứng từ thanh toán và ngân hàng trong cùng một hệ sinh thái sẽ giúp minh bạch hóa dòng tiền, thể hiện rõ nội dung, thời điểm và giá trị giao dịch.

Quan trọng hơn các công cụ cảnh báo sớm trước quyết toán sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện những khoản chi có nguy cơ không được chấp nhận, từ đó chủ động xử lý kịp thời thay vì chờ đến kỳ quyết toán mới phát sinh vướng mắc.

Việc điều chỉnh ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng có thể chỉ là một thay đổi về kỹ thuật pháp lý, nhưng trên thực tế lại là bước dịch chuyển lớn trong tư duy quản trị tài chính doanh nghiệp. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường quản lý dựa trên dữ liệu số và tính minh bạch của dòng tiền, doanh nghiệp càng chậm thay đổi càng dễ đối mặt với rủi ro bị loại chi phí, truy thu và xử phạt. Chủ động chuẩn hóa quy trình chi trả ngay từ bây giờ chính là cách thiết thực nhất để tự bảo vệ mình trước mùa quyết toán thuế.