 |
| Doanh nghiệp thực hiện kê khai trực tuyến, cần xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi. Ảnh: Phạm Thọ |
Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính TP. Hồ Chí Minh đang triển khai hướng dẫn các doanh nghiệp trên địa bàn rà soát, xác định và bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định. Đây là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, bảo đảm thông tin về chủ thể thực sự sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp được cập nhật đầy đủ trên hệ thống dữ liệu quốc gia.
Theo hướng dẫn của Phòng Đăng ký kinh doanh, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được xác định lần lượt theo 3 tầng, căn cứ vào tỷ lệ sở hữu vốn, quyền kiểm soát và vị trí quản lý trong doanh nghiệp.
Ở tầng thứ nhất, chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân hoặc nhóm cá nhân có mối quan hệ gia đình hoặc hợp đồng cùng nhau sở hữu trực tiếp, gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức từ 25% vốn điều lệ trở lên hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
Trường hợp không có cá nhân thuộc tầng thứ nhất, doanh nghiệp tiếp tục xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo tầng thứ hai. Đây là những cá nhân có quyền kiểm soát doanh nghiệp thông qua các quyết định quan trọng về tổ chức, nhân sự và hoạt động. Cụ thể, cá nhân có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên, Chủ tịch HĐQT, thành viên hoặc chủ tịch HĐTV, Giám đốc, Tổng giám đốc; có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ, thay đổi cơ cấu tổ chức, quyết định chính sách tài chính, đầu tư, hoạt động, tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp.
Ở tầng thứ ba, nếu không xác định được cá nhân thuộc tầng thứ hai, doanh nghiệp lựa chọn một người quản lý có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp. Quy định này không áp dụng đối với cá nhân đại diện phần vốn nhà nước trong doanh nghiệp.
Việc xác định theo 3 tầng giúp doanh nghiệp nhận diện đúng cá nhân thực sự sở hữu hoặc có khả năng chi phối hoạt động, thay vì chỉ căn cứ vào chức danh hay tên gọi trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Để thuận tiện trong quá trình thực hiện, Phòng Đăng ký kinh doanh đã xây dựng tài liệu hướng dẫn thao tác trực tuyến, từ khâu chuẩn bị hồ sơ, đăng nhập hệ thống, nhập dữ liệu đến kiểm tra và nộp hồ sơ.
Theo Phòng Đăng ký kinh doanh, trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài khoản định danh điện tử VNeID của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Nếu người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ, thành phần hồ sơ gồm danh sách chủ sở hữu hưởng lợi theo Mẫu số 10. Trường hợp người được ủy quyền thực hiện, hồ sơ cần có thêm Mẫu số 12 và văn bản ủy quyền theo quy định.
Các tài liệu phải được kê khai đầy đủ ngày, tháng, năm, ký số hoặc ký trực tiếp và lưu dưới định dạng PDF để tải lên hệ thống.
Quy trình thực hiện bắt đầu tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Người nộp hồ sơ truy cập mục dịch vụ công, chọn đăng ký doanh nghiệp trực tuyến và đăng nhập bằng tài khoản VNeID. Sau khi xác thực thông tin cá nhân, người nộp hồ sơ lựa chọn thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nhập mã số doanh nghiệp và kiểm tra thông tin đơn vị trước khi tiếp tục.
Tại phần lựa chọn loại đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần phân biệt 2 trường hợp. Nếu chỉ cập nhật danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp chọn hình thức thông báo thay đổi. Khi đó, hệ thống sẽ cấp giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Nếu đồng thời thực hiện các thay đổi khác như tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp lựa chọn hình thức Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, kê khai các nội dung cần điều chỉnh và bổ sung hồ sơ thông báo chủ sở hữu hưởng lợi trong cùng một lần nộp.
Ở bước nhập dữ liệu, doanh nghiệp truy cập khối thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, chọn tạo mới và khai báo từng cá nhân. Các thông tin cần thiết bao gồm dữ liệu định danh, địa chỉ, thông tin liên hệ, tỷ lệ sở hữu trực tiếp, gián tiếp hoặc các quyền kiểm soát trường hợp cá nhân thuộc tầng thứ hai; trường hợp thuộc tầng thứ ba, cần kê khai chức danh tương ứng. Nếu là nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc hợp đồng, doanh nghiệp tiếp tục lựa chọn loại quan hệ phù hợp.
Mỗi chủ sở hữu hưởng lợi được kê khai một lần bằng thao tác tạo mới riêng biệt. Sau đó, doanh nghiệp tải lên các tài liệu đã ký số hoặc ký trực tiếp, lựa chọn đúng loại giấy tờ đính kèm. Hồ sơ nộp theo hình thức ủy quyền phải bổ sung Mẫu số 12 và văn bản ủy quyền.
Trước khi gửi, người nộp hồ sơ cần kiểm tra thông tin, sử dụng chức năng xem trước để rà soát toàn bộ dữ liệu. Nếu hệ thống xuất hiện thông báo lỗi màu đỏ, cần truy cập từng nội dung để điều chỉnh. Khi hồ sơ đã đầy đủ thông tin, doanh nghiệp xác nhận nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh, thực hiện thanh toán phí, lệ phí nếu có và theo dõi tình trạng xử lý trên hệ thống.
Kết quả giải quyết được ký số và gửi về mục danh sách hồ sơ đăng ký. Khi hồ sơ được chấp thuận, thông tin chủ sở hữu hưởng lợi sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Việc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được TP. Hồ Chí Minh yêu cầu triển khai đối với các doanh nghiệp thuộc những trường hợp khác nhau, với trách nhiệm và yêu cầu thực hiện cụ thể.
 |
| Doanh nghiệp làm thủ tục đăng ký ký kinh doanh tại Sở Tài chính TP. Hồ Chí Minh. Ảnh: Phạm Thọ |
Theo hướng dẫn của Sở Tài chính Thành phố, đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/7/2025, doanh nghiệp có trách nhiệm chủ động rà soát, xác định chủ sở hữu hưởng lợi và bổ sung thông tin theo Điều 3, Điều 4 Nghị định số 296/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ.
Đối với doanh nghiệp đăng ký thay đổi hoặc thành lập từ ngày 1/7/2025 trở đi, trường hợp có thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi xác định theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 296/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải chủ động thông báo thay đổi theo khoản 1 Điều 52 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
Đáng chú ý, Sở Tài chính khuyến khích doanh nghiệp kết hợp bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi với việc rà soát, cập nhật các nội dung đăng ký kinh doanh khác. Trong đó, cần chú trọng địa chỉ trụ sở chính theo địa giới hành chính mới, địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên góp vốn và chủ doanh nghiệp tư nhân.
Đối với những doanh nghiệp không còn hoạt động, cần khẩn trương thực hiện thủ tục đăng ký giải thể; đồng thời đăng ký chấm dứt hoạt động đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh theo quy định. Việc xử lý những trường hợp này góp phần hạn chế tình trạng dữ liệu doanh nghiệp không còn phù hợp với thực tế hoạt động.
Theo yêu cầu triển khai của Sở Tài chính TP. Hồ Chí Minh, thời hạn hoàn thành việc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là trước ngày 12/12/2026. Đây là mốc thời gian để doanh nghiệp chủ động bố trí nhân sự, rà soát cơ cấu sở hữu, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục, tránh để việc kê khai bị dồn vào giai đoạn cuối.
Trưởng Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Tài chính TP. Hồ Chí Minh Vũ Thị Phương Thảo cho biết, bên cạnh việc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đang lưu giữ với dữ liệu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Qua đó, kịp thời bổ sung, cập nhật và hiệu đính những nội dung còn thiếu hoặc chưa chính xác, bảo đảm dữ liệu thống nhất với tình hình thực tế.
Một nội dung khác cần lưu ý là doanh nghiệp không cho mượn, cho thuê, mua bán thông tin cá nhân, chữ ký số và tài khoản ngân hàng để thành lập hoặc vận hành doanh nghiệp. Khi phát hiện trường hợp bị giả mạo hoặc lợi dụng thông tin cá nhân, doanh nghiệp cần kịp thời phản ánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính để được hỗ trợ xử lý.
Việc chuẩn hóa thông tin đăng ký doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, hạn chế tình trạng sử dụng doanh nghiệp làm bình phong cho các hoạt động không đúng quy định. Dữ liệu đầy đủ, chính xác cũng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính và giao dịch liên quan.
Đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính TP. Hồ Chí Minh cho biết luôn chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ, hướng dẫn thủ tục rõ ràng, kịp thời giải đáp những khó khăn, vướng mắc và bảo đảm giải quyết hồ sơ đúng thời hạn. Doanh nghiệp có thể liên hệ qua địa chỉ thư điện tử được công bố trên hệ thống để được hỗ trợ trong quá trình thực hiện.
Với thời hạn hoàn thành trước ngày 12/12/2026, việc chủ động rà soát và kê khai sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, bảo đảm tiến độ cập nhật dữ liệu; đồng thời góp phần xây dựng Cơ sở dữ liệu Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo hướng “đúng - đủ - sạch - sống - thống nhất - dùng chung”.
