Ứng dụng AI và liên thông dữ liệu: Hạn chế rủi ro trong quyết toán thuế

Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào bằng công nghệ

Tại Tọa đàm "Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân, Thu nhập doanh nghiệp năm 2025 - Những vấn đề cần lưu ý" do Tạp chí Kinh tế - Tài chính phối hợp với Thuế TP. Hồ Chí Minh tổ chức, ông Đặng Vĩnh Hà, Giám đốc Công ty TNHH Hóa đơn điện tử M-Invoice (Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh) cho biết, một trong những thách thức lớn nhất của kế toán tại các doanh nghiệp có quy mô lớn là việc kiểm soát thủ công hàng nghìn phiếu chi.

Ông Đặng Vĩnh Hà, Giám đốc Công ty TNHH Hóa đơn điện tử M-Invoice (Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh). Ảnh: PV

Để giải quyết bài toán này, hiện nay, công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) đã được tích hợp trực tiếp vào phần mềm.

Thay vì nhập liệu thủ công, hệ thống sẽ tự động quét và đọc dữ liệu từ hình ảnh hóa đơn, chứng từ. Ngay tại thời điểm phát sinh lệnh chi, AI sẽ thực hiện "Data Control" (Kiểm soát dữ liệu) để phân loại các khoản chi.

Cụ thể, hệ thống sẽ tự động nhận diện và đưa ra cảnh báo tức thời đối với các khoản chi chạm hoặc vượt ngưỡng quy định (ví dụ ngưỡng 5 triệu đồng theo thiết lập quản trị rủi ro của doanh nghiệp hoặc các ngưỡng pháp lý về thanh toán không dùng tiền mặt).

Việc cảnh báo sớm này giúp kế toán không bao giờ "quên" quy định, từ đó có thể lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp như chuyển khoản ngân hàng hoặc ví điện tử để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.

Ông Đặng Vĩnh Hà cho biết, M-Invoice luôn chú trọng vào việc xây dựng một hệ thống liên thông dữ liệu ba bên: Hóa đơn điện tử - Chứng từ thanh toán - Dữ liệu ngân hàng.

Theo đó, khi dữ liệu được kết nối chặt chẽ, mỗi chứng từ thanh toán sẽ luôn đi kèm với một dòng tiền tương ứng được thể hiện rõ ràng trên sao kê ngân hàng. Sự minh bạch này giúp thể hiện đầy đủ: Số tiền, thời điểm và nội dung thanh toán. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị nội bộ tốt hơn mà còn là bằng chứng khi làm việc với cơ quan thuế trong các đợt thanh tra, kiểm tra. Thay vì phải mất hàng tuần để tổng hợp và đối chiếu chứng từ, dữ liệu dòng tiền đã chứng minh ngay lập tức tính xác thực của giao dịch.

Ông Đặng Vĩnh Hà cũng nhấn mạnh, giải pháp công nghệ của M-Invoice cho phép doanh nghiệp kiểm soát rủi ro theo thời gian thực. Bằng các công cụ hỗ trợ trí tuệ nhân tạo, phần mềm sẽ liên tục phân tích và đưa ra các báo cáo cảnh báo về các khoản chi có nguy cơ bị loại khỏi chi phí hợp lý, sự sai lệch giữa hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán và các rủi ro về hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc tạm ngưng hoạt động.

Việc đưa ra lộ trình xử lý ngay lập tức hoặc xử lý theo kế hoạch giúp doanh nghiệp chủ động hoàn thiện hồ sơ thuế, giảm thiểu tối đa các khoản phạt chậm nộp hoặc truy thu thuế không đáng có.

Liên thông dữ liệu hoàn thuế TNCN trong 3 ngày

Với vai trò vừa là kênh thanh toán và là đơn vị xác thực dữ liệu cho cơ quan thuế, ông Lương Nguyễn Minh Đăng, Giám đốc Khối bản lẻ của Ngân hàng OCB chia sẻ, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp, người nộp thuế tuân thủ đúng quy định, tại OCB cung cấp các gói giải pháp chi lương số, cho phép doanh nghiệp thực hiện lệnh chi trả tự động.

Theo đó, hệ thống sẽ cung cấp chứng từ điện tử xác thực tức thì ghi nhận chính xác người thụ hưởng nhận lương, số tiền cùng với tính năng truy xuất sao kê số trên kênh online.

Ông Lương Nguyễn Minh Đăng, Giám đốc Khối bản lẻ của Ngân hàng OCB. Ảnh: PV

Dịch vụ này đảm bảo sự khớp đúng tuyệt đối giữa danh sách lương của doanh nghiệp và dòng tiền thực tế chạy qua hệ thống ngân hàng. Đây chính là bằng chứng xác thực nhất để cơ quan thuế chấp nhận chi phí được trừ cho doanh nghiệp.

Đồng thời, việc chi lương minh bạch qua ngân hàng giúp dữ liệu của cá nhân trên hệ thống eTax Mobile luôn ở trạng thái “sẵn sàng xác thực”, tạo nền tảng vững chắc để hồ sơ hoàn thuế của người lao động được phê duyệt tự động mà không gặp vướng mắc về nguồn thu nhập.

Ở góc độ cơ quan quản lý thuế, bà Mai Thị Nghĩa Lê, Trưởng Phòng Thuế cá nhân, hộ kinh doanh và thu khác (Thuế TP. Hồ Chí Minh) cho rằng, để cá nhân nhận được tiền hoàn thuế trong thời gian sớm nhất, trong vòng 3 ngày làm việc theo hướng dẫn tại Công văn số 1296/CT-NVT của Cục Thuế thì hồ sơ cần đáp ứng đồng thời 3 điều kiện sau:

Thứ nhất: Tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nộp tiền thuế TNCN đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước.

Thứ hai: Khớp đúng dữ liệu 100%, chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” và “Số thuế đã khấu trừ” trên tờ khai của cá nhân phải trùng khớp hoàn toàn với cơ sở dữ liệu quản lý thuế do các đơn vị chi trả gửi lên. Việc sử dụng “Tờ khai gợi ý” trên eTax Mobile là giải pháp tối ưu để đảm bảo điều kiện này.

Thứ ba: Thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn phải được cá nhân xác thực và liên kết hợp lệ trên ứng dụng eTax Mobile. Cơ quan thuế lưu ý, người nộp thuế không sử dụng tài khoản tại các công ty chứng khoán hay quỹ tín dụng để nhận tiền hoàn thuế nhằm tránh sai sót hệ thống.

Đồng thời, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động gồm: Rà soát, cập nhật thông tin định danh cá nhân, người phụ thuộc trùng Cơ sở dữ liệu quốc gia, kiểm tra thông tin trên tờ khai quyết toán thuế TNCN, chứng từ khấu trừ thuế.

Rà soát tình hình quyết toán thuế TNCN các năm trước để hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có); cập nhật và xác thực chính xác tài khoản ngân hàng trên ứng dụng eTax Mobile hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Cục Thuế. Đặc biệt là người nộp thuế cần kê khai trung thực, đúng thực tế phát sinh.