 |
| Quy chế công tác văn thư mới kế thừa đầy đủ các quy định hiện hành về công tác văn thư của Nhà nước, Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước và phù hợp thực tiễn. Ảnh minh họa |
Quy chế công tác văn thư mới quy định toàn diện các nội dung về công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Trong đó, Quy chế công tác văn thư mới làm rõ các hình thức văn bản do Kho bạc Nhà nước và các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước ban hành bao gồm các loại văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Các đơn vị, cá nhân thuộc Kho bạc Nhà nước được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải chủ động tham mưu, xác định loại văn bản, nội dung, thẩm quyền ký, mức độ khẩn, mật; đồng thời thu thập, xử lý thông tin và soạn thảo văn bản đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày.
Văn bản phải được kiểm tra, ký nháy và rà soát, kiểm tra văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký duyệt và trước khi phát hành. Trong trường hợp thể thức của văn bản đi chưa đúng quy định, Văn thư cơ quan có quyền từ chối cấp số, đóng dấu/ký số và trả lại cá nhân soạn thảo để chỉnh sửa và hoàn thiện (nêu rõ lý do từ chối).
| Điểm mới trong việc sao văn bản tại Quy chế này bổ sung quy định về trách nhiệm thực hiện việc sao các văn bản phục vụ công việc chung của cơ quan, đơn vị. Các đơn vị thuộc cơ quan Kho bạc Nhà nước có nhu cầu sao phải có văn bản đề nghị trong đó nêu rõ lý do đề nghị sao văn bản, số lượng bản sao và nơi nhận bản sao. |
Bên cạnh đó, Quy chế công tác văn thư mới cũng nêu rõ quy định về văn bản quy phạm pháp luật do Kho bạc Nhà nước chủ trì soạn thảo trình Lãnh đạo Bộ Tài chính ký duyệt. Bổ sung quy định về Phiếu trình giải quyết công việc đối với hồ sơ trình Bộ thay thế cho mẫu tờ trình Lãnh đạo Bộ Tài chính trước đây.
Quy chế công tác văn thư mới quy định chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi từ khâu cấp số, đăng ký, nhân bản, đóng dấu/ ký số, phát hành đến theo dõi việc chuyển phát và lưu trữ văn bản đi.
Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, đăng ký văn bản đi; thực hiện đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; quản lý chữ ký số của cơ quan; đồng thời thực hiện số hóa văn bản giấy, giấy hóa văn bản điện tử khi cần thiết, bảo đảm việc phát hành văn bản thống nhất, an toàn và đúng quy định.
Đối với văn bản đến, Quy chế công tác văn thư mới quy định việc quản lý, xử lý đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc tất cả văn bản đến của Kho bạc Nhà nước phải làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký để quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Về lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành, Quy chế công tác văn thư mới chuẩn hóa và chi tiết hóa quy trình lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ theo đúng tinh thần Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Bộ Tài chính; bổ sung đầy đủ các bước nghiệp vụ (lập danh mục, mở – kết thúc hồ sơ, giao nộp), thống nhất thuật ngữ “lưu trữ hiện hành”, làm rõ trách nhiệm của từng chủ thể, qua đó nâng cao tính thống nhất, khả thi và thuận lợi trong tổ chức thực hiện.
Về quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, bên cạnh việc đưa ra các quy định chặt chẽ về quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, Quy chế công tác văn thư mới đã bổ sung các nội dung mới theo quy định hiện hành đối với các tình huống như: xảy ra mất con dấu; mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Đồng thời, đối với đơn vị có từ hai con dấu hoặc thiết bị lưu khóa bí mật trở lên, việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị thứ hai được thực hiện tương tự như con dấu, thiết bị thứ nhất, nhằm bảo đảm quản lý thống nhất và an toàn.
