Tái sử dụng dữ liệu - giải pháp thiết thực để cắt giảm, đơn giản thủ tục hành chính

Cơ sở dữ liệu của Bộ Tài chính được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính.

Cắt giảm tối đa thành phần hồ sơ

Trong các chế độ hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH), chế độ thai sản có số người hưởng khá lớn hằng năm (chỉ sau chế độ ốm đau). Bình quân mỗi tháng có hơn 100.000 người được giải quyết chế độ này; lũy kế 4 tháng đầu năm 2026, đã có 446.389 người hưởng.

Quá trình thực hiện thủ tục đề nghị hưởng chế độ thai sản khá phức tạp, người hưởng cần nộp các loại giấy tờ cơ bản như: giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy chứng sinh… Tuy nhiên, từ quá trình tái cấu trúc TTHC và tái sử dụng dữ liệu, các thủ tục hưởng chế độ thai sản đã được đơn giản hóa hơn rất nhiều.

Cụ thể, theo Quyết định số 1222/QĐ-BTC ngày 21/5/2026 của Bộ Tài chính công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung áp dụng tại BHXH Việt Nam, các loại hồ sơ để làm thủ tục giải quyết hưởng chế độ thai sản sẽ được thay thế bằng thông tin trong cơ sở dữ liệu cơ quan BHXH đang quản lý, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành được kết nối, chia sẻ đủ điều kiện khai thác, sử dụng, đảm bảo tính pháp lý theo quy định.

Theo đó, người lao động, đơn vị sử dụng lao động sẽ không phải nộp lại giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy chứng sinh, bản tóm tắt hồ sơ bệnh án, giấy báo tử, giấy xác nhận nghỉ dưỡng thai.

Các thông tin, dữ liệu này được các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, Hội đồng giám định y khoa kết nối, chia sẻ lên Cổng tiếp nhận dữ liệu Hệ thống thông tin giám định BHYT của BHXH Việt Nam đảm bảo tính pháp lý theo quy định.

Quyết định 1222/QĐ-BTC của Bộ Tài chính quy định rất chặt chẽ về thời hạn xử lý hồ sơ nhằm tránh tình trạng chậm trễ. Đối với hồ sơ do cá nhân người lao động hoặc người tham gia BHXH tự nguyện trực tiếp nộp, thời hạn giải quyết tối đa là 3 ngày làm việc. Với hồ sơ nhận từ đơn vị sử dụng lao động, thời hạn xử lý tối đa không quá 6 ngày làm việc. Việc thực hiện các thủ tục này hoàn toàn không mất phí.

Đẩy mạnh kết nối để tái sử dụng dữ liệu

Với phạm vi bao quát rộng, liên quan đến nhiều ngành nghề lĩnh vực, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu người dân, doanh nghiệp, quá trình cải cách TTHC trong lĩnh vực tài chính khá phức tạp. Quy trình liên quan đến nhiều bên cùng nhiều yêu cầu đặt ra trong quá trình quản lý là những khó khăn rất lớn khi thực hiện cải cách thủ tục hay cắt giảm thành phần hồ sơ, giấy tờ đi kèm.

Trong bối cảnh đó, Bộ Tài chính đã chỉ đạo đẩy mạnh tái sử dụng dữ liệu để cắt giảm, đơn giản hóa hồ sơ, giấy tờ trong thực hiện TTHC. Câu chuyện liên quan đến hồ sơ giải quyết chế độ thai sản như đã nói trên là một trong những ví dụ tiêu biểu cho thấy hiệu quả, lợi ích thiết thực từ việc tái sử dụng dữ liệu.

Để triển khai quá trình này, Bộ Tài chính đã ban hành các tài liệu hướng dẫn kết nối phục vụ khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ TTHC và hướng dẫn kết nối để khai thác liên quan đến các Cơ sở dữ liệu (CSDL) về đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh; CSDL quốc gia về bảo hiểm; CSDL chuyên ngành về đấu thầu (Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia).

Cùng với đó, để đảm bảo việc đồng bộ, kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu trong giải quyết TTHC theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Tài chính đã có văn bản số 6566/BTC-CNTT ngày 21/5/2026 gửi các bộ, cơ quan ngang bộ và các cơ quan khác ở Trung ương; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố thông báo các Quyết định về tài liệu hướng dẫn kết nối phục vụ khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ TTHC và hướng dẫn kết nối để khai thác. Đồng thời, cử cán bộ đầu mối hỗ trợ quá trình triển khai thực hiện, trường hợp phát sinh vướng mắc.

Bộ Tài chính cũng đã có văn bản số 14708/BTC-DNTN ngày 19/9/2025 gửi Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc kết nối, chia sẻ dữ liệu từ Hệ thống đăng ký kinh doanh.

Đến nay, Hệ thống đã ghi nhận 51.441.334 giao dịch khai thác, sử dụng dữ liệu (34/34 tỉnh, thành phố), góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước, đồng thời giảm yêu cầu cung cấp lại thông tin, giấy tờ đối với người dân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện TTHC.

Cùng với đó, Bộ Tài chính đã hoàn thành việc xây dựng, kết nối, đồng bộ thông tin từ CSDL quốc gia về bảo hiểm và 5 CSDL chuyên ngành sang Trung tâm Dữ liệu Quốc gia phục vụ triển khai CSDL tổng hợp quốc gia và triển khai các TTHC, dịch vụ công trực tuyến.

Tính đến hết tháng 5/2026, Bộ Tài chính đã đảm bảo đã thực hiện truyền chính thức hơn 44 triệu bản tin dữ liệu (đã tích hợp ký số) thuộc phạm vi CSDL quốc gia về bảo hiểm và các CSDL chuyên ngành của BHXH Việt Nam sang Trung tâm Dữ liệu Quốc gia.

Các giải pháp vẫn đang được Bộ Tài chính tiếp tục thúc đẩy mạnh mẽ. Quá trình kết nối, thực thi cũng dần được đảm bảo nền nếp nhịp nhàng hơn, từng bước đem lại lợi ích thiết thực cho người dân, doanh nghiệp.