Trong những năm qua, hợp tác xã nông nghiệp (HTXNN) trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi liên tục phát triển cả về số lượng và lĩnh vực hoạt động, tạo nhiều việc làm lao động, đóng góp tích cực vào kinh tế - xã hội địa phương. Tuy nhiên, bên cạnh những đóng góp tích cực, HTXNN tại Quảng Ngãi cũng còn một số tồn tại, khó khăn cần giải quyết. Điển hình như: Hoạt động mang tính đơn lẻ, thiếu sự liên kết theo hệ thống; phạm vi hoạt động nhỏ hẹp, thiếu vốn để tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh; cơ sở vật chất còn thiếu; ngành nghề sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của hệ thống còn ít, đội ngũ cán bộ còn nhiều hạn chế… Đặc biệt, tổ chức công tác kế toán tại các HTXNN còn nhiều vấn đề tồn tại từ khâu tổ chức bộ máy kế toán, đến việc xử lý công tác kế toán, kiểm tra kế toán.
Tồn tại trong tổ chức công tác kế toán tại các hợp tác xã nông nghiệp tại Quảng Ngãi
Qua khảo sát thực trạng công tác kế toán tại hơn 96 HTXNN trên địa bàn Quảng Ngãi rằng, hầu hết các HTXNN chưa nhận thức kế toán là công cụ quản lý quan trọng, phục vụ việc ra quyết định hoạt động sản xuất, kinh doanh, vì vậy, dẫn đến một số vấn đề tồn tại như sau:
Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán
Đội ngũ cán bộ quản lý HTX mặc dù tâm huyết, nhưng trình độ năng lực hạn chế, việc xử lý, điều hành công việc còn chưa linh hoạt. Môi trường hoạt động của HTX không thu hút được người giỏi, người trẻ... do còn nhiều rào cản đối với HTX như không có trụ sở, đất đai; bản thân chính quyền địa phương coi HTX là một "bộ phận", nên còn can thiệp sâu vào các hoạt động, HTX nhiều khi không tự quyết được vấn đề.
Hầu hết bộ máy kế toán HTXNN chỉ bố trí một kế toán thực hiện tất cả các khâu công việc nên việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu còn hạn chế, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn khó phát hiện. Ngoài ra, kế toán còn phải kiêm nhiệm thêm các công việc như: Thủ kho, thủ quỹ, nhân viên bán hàng… làm hạn chế tính kiểm soát, cũng như khả năng phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện công tác kế toán và vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Việc tiếp cận và áp dụng chế độ kế toán
Mặc dù, Thông tư số 24/2017/TT-BTC ngày 28/3/2017 của Bộ Tài chính (hướng dẫn chế độ kế toán HTX, Liên hiệp HTX) có hiệu lực từ ngày 01/01/2018, nhưng qua khảo sát vẫn còn trên 15% số HTXNN chưa áp dụng Thông tư này. Việc tập huấn các nội dung Thông tư số 24/2017/TT-BTC cũng chưa được các cơ quan hữu quan và đơn vị quan tâm thực hiện, do đó các HTXNN chưa cập nhật được các quy định mới và áp dụng vào thực tiễn, dẫn đến phát sinh những tồn tại, khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng chế độ kế toán.
Hiện tại, các HTXNN ở Quảng Ngãi cũng chưa nắm chắc được nguyên tắc cơ bản của kế toán được quy định tại Luật Kế toán và Chế độ kế toán, cũng như các hướng dẫn, điều này dẫn đến việc tổ chức công tác kế toán bị sai nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng… Những tồn tại, bất cập xuất phát từ các nguyên nhân chủ yếu sau:
Một là, bản thân kế toán ở một số HTXNN còn hạn chế về trình độ nên mức độ tiếp thu và lĩnh hội kiến thức kế toán khó khăn. Hiện nay, đa phần cán bộ làm kế toán tại các HTXNN chưa được đào tạo bài bản, chỉ có 50% được gọi là có trình độ chuyên môn; trong đó, có khoảng 20% là có bằng trung cấp trở lên. Điều này dẫn đến hạn chế trong việc nắm bắt, vận hành chính sách, chế độ kế toán vào thực tiễn tại đơn vị.
Hai là, kinh phí cho hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ, tập huấn chế độ còn hạn chế, số lượng người đi học không nhiều, các HTX lấy lý do là không có kinh phí và đi lại khó khăn nên không cử cán bộ đi học. Hơn nữa, nhiều HTX làm ăn không hiệu quả hoặc mới thành lập nên việc chi trả lương rất thấp, không động viên, khuyến khích nhân viên học tập nâng cao trình độ.
Tổ chức thu thập dữ liệu ban đầu
Mặc dù, một số HTXNN có sự tuân thủ các quy định về chứng từ và quan tâm phù hợp đến việc lập chứng từ, nhưng chưa chú trọng nhiều đến việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cụ thể, khoa học. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán tại đơn vị. Cùng với đó, việc phân biệt, xác định chứng từ thực hiện để ghi sổ cho từng đối tượng chưa thật sự rõ ràng. Nhiều kế toán HTX đã sử dụng số liệu trên sổ kế toán này làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán khác. Khi thực hiện các nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ, hầu như kế toán HTX không lập chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh mà kết chuyển số liệu căn cứ từ sổ chi tiết. Điều này đã vi phạm nguyên lý kế toán cơ bản.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Việc kế toán viên vận dụng tài khoản kế toán để phân loại, hệ thống hóa và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng cụ thể là hết sức quan trọng. Tuy nhiên, do chưa hiểu rõ được bản chất, công dụng, kết cấu của từng tài khoản kế toán nên phần lớn kế toán viên tại HTX đã vận dụng tài khoản kế toán chưa đúng với các tình huống cụ thể và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chưa đúng với chế độ quy định.
Cụ thể, trong công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán HTX phải thực hiện các nghiệp vụ như: Tập hợp chi phí, phân bổ chi phí, tổng hợp chi phí, tính giá thành… Mỗi nghiệp vụ phải được phản ánh trên một tài khoản cụ thể theo đúng bản chất của nó nhưng nhiều kế toán chưa phân biệt việc sử dụng các nhóm tài khoản trong loại “tài khoản nghiệp vụ” như: “Nhóm tài khoản tập hợp phân phối”; “nhóm tài khoản tính giá thành” và “nhóm tài khoản phân phối theo dự toán”. Điều này ảnh hưởng đến việc phản ánh, ghi chép của kế toán và việc tính toán xác định các chỉ tiêu cần thiết để cung cấp thông tin cho quản lý điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Lập báo cáo kế toán
Qua khảo sát, hầu hết báo cáo tài chính của HTXNN đã tuân thủ biểu mẫu báo cáo tài chính theo quy định, tuy nhiên, các chỉ tiêu trình bày, mã số… chưa đúng trật tự, chưa tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc của việc trình bày báo cáo tài chính đối với các khoản thanh toán. Một số nội dung phản ánh vào các chỉ tiêu trên báo cáo chưa đúng bản chất như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế chưa phân biệt được là nợ phải trả hay nguồn vốn chủ sở hữu.
Công tác kiểm tra kế toán
Kế toán trưởng các HTXNN ít tiến hành kiểm tra công tác kế toán nội bộ ở HTX vì nhiều HTX chỉ có một kế toán. Mặc dù tại các HTXNN có tiến hành công tác kiểm tra định kỳ nhưng đa phần, ban kiểm soát chưa xác định được những nội dung cần kiểm tra, trình tự kiểm tra kế toán được tiến hành từ báo cáo kế toán, sổ kế toán đến chứng từ kế toán. Ban kiểm soát chưa xây dựng nội dung kiểm soát về tài chính, kế toán của HTX vì năng lực quản trị còn hạn chế. Một số HTX cho rằng, chỉ cần Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước xã viên về tình hình thu, chi, sử dụng nguồn và phân phối lãi hợp lý là đủ (vì quy mô hoạt động của HTXNN nhỏ, nghiệp vụ kinh tế ít…), do vậy, không tiến hành kiểm tra kế toán dẫn đến có những sai sót chưa được phát hiện kịp thời.
Trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin
Mặc dù, Liên minh HTX Quảng Ngãi đã đầu tư mua phần mềm kế toán BUCA, triển khai tập huấn cho hơn 30 HTXNN để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng phục vụ xử lý công tác kế toán nhưng đến nay chưa có HTX nào sử dụng phần mềm này. Nguyên nhân là kế toán viên khó tiếp nhận, vận dụng phần mềm sử dụng trong công tác kế toán, công tác tập huấn bên nhà cung cấp phần mềm BUCA chỉ hướng dẫn nguyên lý vận hành chung chung. Kế toán viên không biết bắt đầu vận hành phần mềm như thế nào đối với số liệu kế toán đã có, do đó, vẫn thực hiện công tác kế toán bằng thủ công (ghi tay), một số HTX kết hợp thực hiện trên Excel.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hợp tác xã nông nghiệp tại Quảng Ngãi
Để giải quyết những hạn chế trong công tác kế toán tại HTXNN ở Quảng Ngãi, yêu cầu đặt ra là, công tác kế toán tại HTX cần phải tổ chức khoa học và phù hợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị. Với ý nghĩa đó, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán HTXNN trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi là cần thiết. Qua thực tiễn nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp sau:
Thứ nhất, tinh gọn bộ máy quản lý tại các HTXNN. Thực tế hiện nay, cơ cấu tổ chức bộ máy của các HTXNN còn cồng kềnh bao gồm: Ban quản trị, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, các phòng, bộ phận chức năng trong HTXNN... trong khi quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của HTXNN ở mức độ nhỏ. Do đó, không nhất thiết bộ máy quản lý tách riêng bộ máy điều hành mà nên chỉ thành lập một bộ máy vừa quản lý vừa điều hành, Ban quản trị và Giám đốc, Giám đốc HTXNN đồng thời là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Bên cạnh đó, cần có chính sách thu hút cán bộ trẻ có trình độ, nhất là cán bộ kế toán có năng lực làm việc tại HTX để đáp ứng yêu cầu phát triển.
Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ kế toán HTXNN, sắp xếp lại bộ máy kế toán. Theo đó, cần tập trung đào tạo khâu cán bộ, nhất là cán bộ làm công tác kế toán. Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 340/2016/TT-BTC ngày 16/8/2016 hướng dẫn về mức hỗ trợ và cơ chế tài chính hỗ trợ bồi dưỡng nguồn nhân lực HTX, thành lập mới HTX, tổ chức lại hoạt động của HTX theo chương trình hỗ trợ phát triển HTX giai đoạn 2015 - 2020. Thông tư này đã nêu rõ các quy định hỗ trợ các HTX tuyển dụng lao động có trình độ đại học và cao đẳng về làm việc, trong đó có lao động làm việc trong lĩnh vực kế toán. Do vậy, các đơn vị cần nghiên cứu cập nhật các quy định của Thông tư này vào đơn vị mình.
Hiện tại, bộ máy kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý của HTX. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm tăng cường tính kiểm soát cũng như khả năng phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện công tác kế toán thì không nên phân công kế toán kiêm nhiệm thêm các công việc khác như thủ kho, thủ quỹ, nhân viên bán hàng.
Thứ ba, tăng cường tính khoa học trong công tác thu thập dữ liệu ban đầu. Trong công tác kế toán, thu thập các dữ liệu ban đầu là khâu đầu tiên đóng vai trò hết sức quan trọng. Các dữ liệu này được ghi chép trên hệ thống chứng từ kế toán làm cơ sở pháp lý để kế toán thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản lý. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác thu thập dữ liệu ban đầu sẽ tạo thuận lợi để kế toán thực hiện các công việc tiếp theo. Để tổ chức tốt công tác thu thập dữ liệu ban đầu, kế toán tại các HTXNN cần căn cứ vào quy mô hoạt động, loại hình dịch vụ cung cấp, yêu cầu quản lý để xây dựng hệ thống chứng từ thích hợp. Ngoài ra, căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, trong đó cần xác định được vai trò của từng cá nhân, bộ phận, tránh được sự ách tắc hay chồng chéo lẫn nhau giữa các bộ phận.
Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán phải căn cứ trên chứng từ. Do đó, đối với các bút toán kết chuyển cuối kỳ như: Kết chuyển chi phí tính giá thành, kết chuyển doanh thu, chi phí xác định kết quả kinh doanh, kế toán cần lập chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh khi thực hiện kết chuyển số liệu để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thứ tư, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin. Việc sử dụng sai lệch tài khoản kế toán sẽ không phản ánh đúng bản chất, nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin mà kế toán cung cấp. Hiện nay, trong công tác tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán HTXNN tại tỉnh Quảng Ngãi chưa xây dựng được quy trình, phương pháp hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm, cụ thể toàn bộ chi phí sản xuất được tập hợp trên TK 632 là sai với bản chất của tài khoản.
Theo quy định tại Thông tư số 24/2017/TT-BTC, để tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán phải sử dụng nhóm tài khoản tính giá thành gồm tài khoản “TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”; “TK 2422 – xây dựng cơ bản dở dang”. Khi xuất kho vật tư, chi phí liên quan đến dịch vụ sản xuất, kế toán phải sử dụng TK 154 phản ánh, cuối kỳ, tổng hợp tính giá thành.
Trường hợp phát sinh các khoản chi phí liên quan đến nhiều kỳ cần thực hiện theo dõi và phân bổ theo kế hoạch, kế toán phải theo dõi và hạch toán trên nhóm tài khoản phân phối theo dự toán gồm “TK 2421- Chi phí trả trước”. Các khoản chi phí này thường phát sinh ở HTX như: Chi phí sửa chữa lớn hệ thống thủy lợi; Chi phí công cụ, dụng cụ sử dụng nhiều lần; Chi phí cây giống ban đầu liên quan đến nhiều vụ, chi phí làm đất ban đầu. Bên cạnh việc sử dụng các tài khoản tổng hợp thì tùy vào yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà kế toán có thể mở thêm các tài khoản chi tiết để phục vụ cho việc cung cấp thông tin. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết rất cần thiết cho công tác quản lý tài chính của HTX và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ đơn vị.
Thứ năm, tuân thủ nguyên tắc lập báo cáo tài chính đảm bảo tính chính xác thông tin kế toán cung cấp. Báo cáo tài chính được xem là sản phẩm cuối cùng của kế toán phục vụ cho mục đích cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Thông tin trên báo cáo là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định quan trọng, do đó cần phải đảm bảo độ chính xác cũng như độ tin cậy của các thông tin trên báo cáo.
Khi lập báo cáo tài chính, kế toán HTX cần tuân thủ nguyên tắc trình bày các chỉ tiêu đúng trật tự, đúng bản chất theo nguyên tắc trọng yếu, tập hợp; mã số không được thay đổi, đồng thời các nội dung trình bày cần đúng bản chất. Chẳng hạn, trên Bảng cân đối kế toán:
+ Chỉ tiêu “tiền” mã số 110: Được lấy số liệu từ sổ Cái TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Không trình bày chi tiết các khoản phải thu trên Bảng cân đối kế toán.
+ Trong Báo cáo tình hình tăng, giảm vốn chủ sở hữu của HTXNN không trình bày vốn bảo hiểm xã hội cho lao động của HTX, bản chất nguồn bảo hiểm xã hội không phải là vốn kinh doanh.
Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra kế toán tại các HTXNN nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài chính. Trong công tác kiểm tra kế toán, Ban kiểm soát, Kế toán trưởng cần xây dựng nội dung kiểm soát về tài chính, kế toán của HTXNN như:
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán: Kiểm tra chứng từ kế toán; Kiểm tra việc mở sổ và ghi sổ; Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính.
- Kiểm tra vốn quỹ của HTX: Kiểm tra việc sử dụng tiền mặt; Kiểm tra tình hình huy động, sử dụng vốn quỹ của HTX; Kiểm tra về sự tăng, giảm quỹ.
- Kiểm tra kết quả kinh doanh, lãi và phân phối lãi.
Thứ bảy, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại HTXNN. Nhiều HTXNN đã được hỗ trợ phần mềm kế toán BUCA, do đó, kế toán cần cập nhật chương trình, triển khai đưa vào ứng dụng. Đối với những hợp tác xã chưa ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán, cần triển khai thực hiện và bố trí kinh phí đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng tạo điều kiện để kế toán tiếp cận và sử dụng thành thạo phần mềm vào công tác kế toán của đơn vị. Việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán, đảm bảo tính kịp thời và tính chính xác cho số liệu của kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán và dần đáp ứng theo yêu cầu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Do vậy, trong thời gian tới các HTXNN Quảng Ngãi cần phải nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn công tác tại đơn vị.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội, Luật Hợp tác xã 2012;
2. Bộ Tài chính (2010), Thông tư số 24/2010/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng cho hợp tác xã nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối;
3. Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 24/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
4. Bộ Tài chính (2015), Thông tư số 83/2015/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với hợp tác xã;
5. Liên minh hợp tác xã Quảng Ngãi, Điều lệ các hợp tác xã nông nghiệp tỉnh Quảng Ngãi;
6. Liên minh hợp tác xã Quảng Ngãi (2018), Báo cáo tổng kết 10 năm (2008 -2018) về kinh tế hợp tác, hợp tác xã thực hiện theo Nghị quyết Trung ương 7 (khóa X) về nông nghiệp, nông dân, nông thôn;
7. Liên minh hợp tác xã Quảng Ngãi (2018), Báo cáo đánh giá giữa nhiệm kỳ kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 5 năm giai đoạn 2016 – 2018;
8. Website: http://lienminhhtxquangngai.vn.
