Tổng quan lý thuyết

Kế toán doanh nghiệp

Kế toán doanh nghiệp là bộ phận thu thập, ghi chép, xử lý, kiểm soát và cung cấp các thông tin tài chính, kinh tế của một doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt động như lập báo cáo tài chính, quản lý thu chi, phân tích dữ liệu tài chính, đánh giá rủi ro và quản lý ngân sách.

Mục đích của kế toán doanh nghiệp là đảm bảo các hoạt động tài chính của doanh nghiệp tuân thủ luật pháp và các quy định của cơ quan giám sát quy định. Đồng thời, đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh phù hợp với chính sách của tổ chức.

Nhiệm vụ, công việc cụ thể của kế toán doanh nghiệp

Công tác kế toán doanh nghiệp thường do bộ phận kế toán chuyên trách thực hiện. Họ được hướng dẫn quản lý tình hình tài chính của công ty dưới sự giám sát của Giám đốc tài chính hoặc giám đốc điều hành ở cùng cấp độ. Các kế toán viên thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến việc duy trì các tài khoản tài chính và hệ thống báo cáo tài chính nói chung. Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp bao gồm:

- Tạo và duy trì hệ thống kế toán công ty: Kế toán doanh nghiệp có nhiệm vụ tạo, cài đặt, quản lý và duy trì hệ thống kế toán của công ty. Kế toán doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán, thuế và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính, giúp cho việc quản lý và ra quyết định kinh doanh của nhà quản lý được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.

- Xử lý bảng lương cho nhân viên: Với nhiệm vụ này, kế toán doanh nghiệp cần phải quản lý các thông tin liên quan đến lương nhân viên, thực hiện các thủ tục tính lương, chấm công, xử lý các khoản phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ khác để tính toán và trả lương cho nhân viên. Kế toán doanh nghiệp cần đảm bảo việc chấm công và xử lý bảng lương đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn, giúp cho việc quản lý tài chính và nguồn nhân lực của doanh nghiệp hiệu quả hơn.

- Quản lý chi phí đặc biệt: Một công ty cần thực hiện các khoản thanh toán đặc biệt nhằm tuân thủ các quy định kinh doanh. Kế toán doanh nghiệp xử lý trách nhiệm này bằng cách thực hiện các khoản thanh toán như thuế liên quan đến nhân viên, tiền lương, tài khoản hưu trí, tiền thưởng cho hiệu suất.

- Quản lý các khoản phải trả: Kế toán doanh nghiệp đảm nhận trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hóa đơn vào công ty. Kế toán doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục và quản lý các thông tin liên quan đến các khoản phải trả, bao gồm ngày đáo hạn, số tiền phải trả, các điều kiện và thỏa thuận trước đó.

- Quản lý khoản phải thu: Các khoản phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền đòi hỏi từ các bên thứ ba. Việc quản lý các khoản phải thu là rất quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Kế toán doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến các khoản phải thu, bao gồm ngày đáo hạn, số tiền phải thu, các điều kiện và thỏa thuận.

Trí tuệ nhân tạo

Trí tuệ nhân tạo (AI) là một lĩnh vực trong khoa học máy tính và công nghệ thông tin, mà nó tập trung vào việc phát triển các hệ thống và máy móc có khả năng tự động học hỏi, suy luận và thực hiện các nhiệm vụ mà trước đây chỉ có thể được thực hiện bởi con người (Zhou, 2023). Các phương pháp và công nghệ trong trí tuệ nhân tạo bao gồm máy học (machine learning), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (natural language processing), thị giác máy tính (computer vision), robot học (robotics) và nhiều công nghệ khác. Trí tuệ nhân tạo đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như công nghiệp, y tế, giao thông, tài chính và giáo dục, mang lại nhiều lợi ích và tiềm năng phát triển trong tương lai. Đối với lĩnh vực kế toán, Diễn đàn Kinh tế Thế giới dự đoán rằng 30% cuộc kiểm toán sẽ được hoàn thành bằng AI vào năm 2025.

Tác động của AI đến lĩnh vực kế toán

Đối với lĩnh vực kế toán, việc ứng dụng AI có từ những năm 1980, tập trung vào phân tích báo cáo, phát hiện và dự đoán gian lận (Sherif và Mohsin, 2021). AI được sử dụng để tự động hóa các quy trình làm việc truyền thống và nó cũng cho phép các công ty kế toán và kiểm toán mở rộng sản phẩm và dịch vụ của họ. Mục đích sử dụng phổ biến nhất của AI trong kế toán là xác định những điểm bất thường trong dữ liệu kế toán (Gershman và cộng sự, 2015), chẳng hạn AI được sử dụng để phân tích dữ liệu, đánh giá rủi ro, sử dụng thuật toán để phân loại, đánh giá mức trọng yếu, kiểm tra gian lận và sai sót trọng yếu, khả năng hoạt động liên tục của khách hàng cũng như dự báo khả năng phá sản của doanh nghiệp và đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (Issa và cộng sự, 2016).

Nhận diện các tác động của AI đến kế toán doanh nghiệp

Theo Dương Thị Yến (2023), sổ sách kế toán là công việc thường xuyên nhất, tốn thời gian và là phần có thể tự động hóa đối với công việc kế toán. Giao dịch kinh doanh phức tạp được phân tách, mô tả dễ dàng bằng thuật ngữ kế toán và được ghi vào sổ cái. Quá trình này có thể được hoàn toàn tự động bằng cách sử dụng các công nghệ học máy. Theo Nguyễn Hữu Phú, Hồ Phi Yến (2022), AI sẽ tác động lớn đến vai trò của ghi sổ kế toán hoặc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nó sẽ được thay thế bằng một trợ lý ảo và thực hiện hầu hết các chức năng ghi sổ với độ chính xác bằng cách sử dụng các phần mềm kế toán khác nhau như: XERO, Quickbook... AI truy xuất và phân tích dữ liệu đã quét và đăng giao dịch lên các sổ cái có liên quan. Việc kết hợp công nghệ AI và Blockchain trên các phần mềm kế toán sẽ giúp công tác kế toán tại các doanh nghiệp tối ưu hóa tính bảo mật, an toàn và minh bạch của các thông tin kế toán.

Đối với công việc của kế toán thuế, theo báo cáo của Intuit (2020), kế toán sẽ không còn tập trung vào việc chuẩn bị các tờ khai thuế và báo cáo tài chính nữa mà công việc của họ sẽ là đảm bảo rằng dữ liệu tự động tuân thủ quy định của pháp luật. Trong bối cảnh đó, kế toán viên và kiểm toán viên sẽ được yêu cầu có thêm kỹ năng tính toán và phân tích. Máy móc có thể thực hiện các công việc lặp đi lặp lại ở tốc độ siêu cao, nó sẽ biến đổi cách mọi người tương tác với chức năng thuế. Nó không chỉ cung cấp dữ liệu thuế minh bạch và thời gian thực mà còn tăng tốc độ xử lý các tờ khai thuế. AI cũng giúp giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại của kế toán như: hạch toán kế toán, nhập liệu hóa đơn, nhập liệu phần mềm, tạo báo cáo tự động dưới sự phê duyệt điều chỉnh của người dùng. AI có thể hỗ trợ trong việc phân loại các khoản thuế và quy định liên quan, giúp tạo ra các báo cáo thuế chính xác và tuân thủ quy định. Công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và học máy được sử dụng để hiểu và áp dụng các quy tắc, quy định thuế vào dữ liệu kế toán.

Về xử lý dữ liệu và ghi sổ, hạch toán kế toán, AI có thể tự động quét, nhận dạng và xử lý các tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính. Công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) và Công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) được sử dụng để nhận diện và chuyển đổi thông tin từ các tài liệu giấy tờ sang dữ liệu kỹ thuật số. Các công cụ tự động hóa quy trình (RPA) và học máy được sử dụng để tạo ra các robot kế toán (kế toán bot) để thực hiện các nhiệm vụ như ghi sổ, kiểm tra số liệu và tạo báo cáo.

Các hoạt động gian lận có thể dự đoán được và có thể xác định được dễ dàng do mô hình học máy để xác định các điểm bất thường trong bộ dữ liệu lớn. Theo Nguyễn Hữu Phú, Hồ Phi Yến (2022), AI giúp phát hiện sớm các giao dịch gian lận, nghi ngờ các bất thường hoặc sai sót, từ đó nhận biết và xử lý chúng trước khi vấn đề có thể xảy ra. AI có khả năng phân tích các dữ liệu tài chính phức tạp và cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính của một tổ chức.

Các thuật toán máy học và học sâu (deep learning) được áp dụng để tạo ra các mô hình dự đoán, phân tích xu hướng và phát hiện các biểu hiện bất thường trong dữ liệu tài chính. AI có thể phân tích dữ liệu kế toán để phát hiện các hành vi gian lận và lỗi trong quy trình kế toán. Các thuật toán phân loại và mô hình học máy được áp dụng để phân tích các mô hình gian lận dựa trên dữ liệu lịch sử và các biểu hiện không bình thường. Từ đó, AI có thể giúp phát hiện và ngăn chặn các giao dịch rủi ro và giúp các nhà quản lý đưa ra các biện pháp phòng ngừa.

Đặc biệt, một trong những điểm nổi bật là khả năng ứng dụng AI vào dự báo và lập kế hoạch tài chính, từ đó cung cấp tư vấn tài chính hữu ích. Theo đó, AI có thể dự đoán và phân tích các dữ liệu tài chính để tạo ra các kịch bản dự báo và lập kế hoạch tài chính cho tương lai. Các thuật toán học máy và mạng nơ-ron (neural networks) được sử dụng để xây dựng các mô hình dự đoán và phân tích rủi ro tài chính. Từ đó, AI có thể hỗ trợ trong việc cung cấp tư vấn tài chính và phân tích dự án thông qua việc xử lý dữ liệu và mô phỏng các kịch bản. Theo Dương Thị Yến (2023), AI có thể đem lại lợi ích là dự báo doanh thu. Trong thời điểm không chắc chắn, sự bất cân xứng thông tin và rủi ro vốn có, việc dự báo doanh thu không phải là một công việc dễ dàng mặc dù các mô hình và kỹ thuật hiện đang được áp dụng. Việc sử dụng các mô hình dự đoán dựa trên các thuật toán của học máy có thể cải thiện chất lượng dữ liệu dự báo, và các quy trình lập ngân sách và quản trị chiến lược.

Một số hàm ý

Xét về tổng thể, AI sẽ mang lại nhiều ích lợi hơn là bất cập đến công tác kế toán của doanh nghiệp. Do vậy, đối với công tác kế toán tại DN cũng cần có những cách tiếp cận tích cực để phù hợp với xu thế:

- Cần chủ động, tích cực, mạnh dạn trong việc ứng dụng AI vào công tác kế toán tài chính doanh nghiệp vì những lợi ích to lớn mà AI mang lại và đây là xu hướng tất yếu.

- Việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp gần như là yêu cầu bắt buộc để tiết kiệm thời gian, nhân lực và xử lý khối lượng các giao dịch khổng lồ mà con người khó có thể đảm nhận theo phương thức thủ công. Do vậy, cần chủ động trong việc đầu tư nguồn lực tài chính cho việc áp dụng công nghệ; đào tạo, sử dụng nguồn nhân lực phù hợp cho bộ máy và bộ phận kế toán.

- Công tác kế toán doanh nghiệp giúp cho hoạt động của doanh nghiệp vận hành thông suốt, ổn định cũng như thực hiện các trách nhiệm với xã hội và pháp luật. Tuy nhiên, một khi công nghệ số nói chung và AI nói riêng tác động quá sâu vào công tác này, thì tính an toàn của thông tin, dữ liệu doanh nghiệp cần được đặt lên hàng đầu. Do đó, việc đảm bảo tính bảo mật, chính xác và tuân thủ quy định pháp lý trong việc xử lý dữ liệu là rất quan trọng mà nhà quản trị doanh nghiệp cần hết sức lưu tâm.

Kết luận

Việc AI tác động đến mọi mặt kinh tế - xã hội, trong đó có lĩnh vực kế toán là xu thế không thể đảo ngược. Các đơn vị kế toán nói chung và doanh nghiệp nói riêng cần chủ động trong việc ứng dụng AI vào hoạt động kế toán, cùng với đó cũng lưu ý những vấn đề có thể phát sinh như tính tính bảo mật của thông tin, dữ liệu kế toán... Đồng thời, sự phối hợp giữa con người và công nghệ AI cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và độ tin cậy của quy trình kế toán, qua đó góp phần tích cực, hiệu quả vào công tác kế toán doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Hữu Phú, Hồ Thị Phi Yến (2022), Tác động của trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain đến ngành nghề kế toán, kiểm toán trong tương lai. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Đại học Duy Tân 4(53) (2022) 90-94;
2. Dương Thị Yến (2023), Tác động của ứng dụng trí tuệ nhân tạo với nguồn nhân lực lĩnh vực kế toán, kiểm toán. Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 11/2023;
3. Gershman, S. J., Horvitz, E. J., & Tenenbaum, J. B. (2015), Computational rationality: A converging paradigm for intelligence in brains, minds, and machines. Science, 349(6245), 273-278.