Chi phí hàng tồn kho (HTK) có thể được nhận diện dưới nhiều khía cạnh khác nhau. Nếu chia chi phí theo sự vận động của luồng chu chuyển chi phí gắn với các giai đoạn vận động của HTK thì các chi phí về HTK trong kế toán quản trị bao gồm:
- Chi phí đặt hàng là chi phí chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng để thu mua vật tư, hàng hóa, chi phí nhận và kiểm tra các mặt hàng có trong đơn đặt hàng và đối chiếu hóa đơn nhận được với đơn đặt hàng và hồ sơ giao hàng để thanh toán. Chi phí đặt hàng còn bao gồm chi phí để có được phê duyệt mua hàng, cũng như các chi phí xử lý đặc biệt khác như đánh máy, gửi thư…
- Chi phí mua hàng là chi phí vật tư, hàng hóa có được từ các nhà cung cấp, bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ vât tư, hàng hóa đến. Những chi phí này thường tạo thành hạng mục chi phí lớn nhất của vât tư, hàng hóa trong HTK. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.
- Chi phí chế biến bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
- Chi phí lưu kho là chi phí phát sinh trong khi vật tư, hàng hóa đang được giữ trong kho. Chi phí lưu kho bao gồm chi phí cơ hội của khoản đầu tư gắn liền với HTK và các chi phí liên quan đến lưu trữ, chẳng hạn như tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm và dự phòng bù đắp lỗi thời giảm giá của HTK.
- Chi phí thiếu hụt tồn kho là chi phí phát sinh khi một công ty hết một mặt hàng cụ thể mà khách hàng có nhu cầu đó là một sự thiếu hụt tồn kho. Công ty phải bổ sung hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu đó hoặc chịu chi phí khi không đáp ứng được nó. Một công ty có thể ứng phó với một sự thiếu hụt tồn kho bằng cách xúc tiến một đơn đặt hàng từ một nhà cung cấp lúc này sẽ phát sinh chi phí gia tăng liên quan bao gồm chi phí đặt hàng và sản xuất bổ sung cộng với các chi phí vận chuyển liên quan. Hoặc công ty có thể mất doanh số do thiếu hụt tồn kho.
Trong trường hợp này, chi phí cơ hội của thiếu hụt tồn kho bao gồm phần đóng góp bị mất của giao dịch bán hàng không được thực hiện cộng với bất kỳ phần đóng góp nào bị mất của doanh số trong tương lai do khách hàng không hài lòng.
- Chi phí chất lượng là chi phí phát sinh để ngăn chặn phòng ngừa việc kém chất lượng hoặc thẩm định chất lượng hoặc chi phí sai hỏng sản phẩm phát sinh do vấn đề chất lượng ví dụ khi các sản phẩm bị hỏng hoặc vỡ hoặc bị xử lý sai trong khi các sản phẩm cần được hoàn chỉnh để xuất hoặc nhập vào kho.
- Chi phí hao hụt, mất mát hàng tồn kho xảy ra do hành vi trộm cắp của người ngoài, tham ô của nhân viên, phân loại sai hàng và lỗi văn thư. Hao hụt được đo bằng chênh lệch giữa chi phí HTK được ghi trên sổ sách và chi phí hàng tồn kho khi được tính thực tế. Hao hụt thường có thể là một thước đo quan trọng của hiệu suất quản lý. Bởi vì chi phí hao hụt thường tăng khi HTK của công ty tăng, đó là lý do hầu hết các công ty cố gắng không giữ nhiều HTK hơn mức cần thiết.
Ngoài các chi phí như trên khi ước tính các chi phí liên quan đến HTK hàng năm còn bao gồm chi phí gia tăng có liên quan cộng với chi phí cơ hội sử dụng vốn có liên quan.
Các chi phí gia tăng có liên quan của việc lưu trữ HTK là gì? Đó là những chi phí ước tính phát sinh do ảnh hưởng bởi những thay đổi về mức HTK. Ví dụ tiền thuê kho, chi phí hao hụt, chi phí hư hỏng và chi phí bảo hiểm là những chi phí thường thay đổi theo số lượng HTK. Lương trả cho nhân viên bán hàng, người giữ kho và người xử lý nguyên vật liệu thông thường là những chi phí không liên quan đến HTK vì chúng không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về mức HTK.
Tuy nhiên, khi HTK tăng, tổng chi phí tiền lương bị tăng khi nhân viên bán hàng, người giữ kho và người xử lý nguyên vật liệu cần được huy động thêm. Trong trường hợp này, tiền lương được trả gọi là chi phí gia tăng có liên quan của việc lưu trữ HTK. Tương tự, chi phí kho bãi thuộc sở hữu DN không thể được sử dụng cho các mục đích sinh lợi khác khi HTK giảm được gọi là chi phí không liên quan.
Nhưng nếu kho bãi đó có các mục đích sử dụng sinh lợi khác hoặc nếu tổng chi phí thuê kho bãi được gắn với số lượng HTK lúc này chi phí lưu kho là chi phí liên quan đến việc lưu trữ HTK. Ngoài ra, chi phí gia tăng còn tính đến môt loại chi phí nữa đó là chi phí phát sinh do lỗi dự đoán của nhà quản trị.
Dự đoán chi phí liên quan là rất khó và hiếm khi không có lỗi, điều này đặt ra câu hỏi, “Sẽ có phí tổn gì khi chi phí liên quan thực tế khác với chi phí liên quan ước tính được sử dụng để ra quyết định của nhà quản trị? Nhà quản trị cần ước lượng được chi phí này dựa trên chênh lệch chi phí giữa số tiền thực tế của chi phí đầu vào cho hàng tồn kho với số tiền được dự đoán không chính xác của chi phí đầu vào đó. Và nếu có chi phí này phát sinh được gọi là chi phí gia tăng có liên quan.
Chi phí cơ hội sử dụng vốn có liên quan đến HTK là gì? Đó là lợi nhuận bị bỏ qua khi đầu tư vốn vào HTK chứ không phải nơi khác. Nó được tính bằng tỷ suất lợi nhuận yêu cầu nhân với chi phí để có được mỗi đơn vị HTK. Chi phí cơ hội cũng được tính trên các khoản đầu tư (giả sử cho thiết bị) nếu các khoản đầu tư này bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về mức HTK.
Vì sao phải quan tâm đến chi phí cơ hội cho HTK? Điều đó tạo nên chi phí đặc trưng của kế toán quản trị HTK mà trong kế toán tài chính sẽ không có khoản chi phí này. Bởi vì có rất nhiều ích lợi để DN mua sắm dự trữ HTK như để phục vụ giao dịch, duy trì sự độc lập trong vận hành, để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng hay để phục vụ dự phòng, tránh các khoản lỗ trong kinh doanh, cho phép uyển chuyển trong quá trình sản xuất, tiêu thụ hay để có được những lợi thế khi giá cả biến động.
Tuy nhiên, HTK dự trữ nhiều làm cho dòng tiền của DN bị tồn đọng, DN cũng sẽ phát sinh các khoản chi phí cho việc bảo quản, hư hao, bảo hiểm và cả những chi phí cơ hội của việc dự trữ là cần phải xác định thậm chí không nhỏ. Do đó, DN cần xác định được chi phí cơ hội của việc dự trữ HTK như là khoản chi phí thích hợp cho các quyết định của nhà quản trị về HTK trong quá trình mua sắm, sử dụng và dữ trữ HTK.
Với việc phát sinh chi phí này các nhà quản trị phải tính toán xem thời điểm, số lượng của việc dữ trữ sao cho hợp lý để vừa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh vừa sao cho tiết kiệm được chi phí liên quan đến HTK.
