Vai trò, yêu cầu của kiểm tra kế toán
Công tác kế toán ở các đơn vị dự toán trong quân đội những năm gần đây được duy trì có nền nếp, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo, chỉ huy đơn vị để có biện pháp trong quản lý, sử dụng, điều hành ngân sách, góp phần hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ chính trị được giao. Tuy nhiên, để thực hiện nghiêm Luật Kế toán 2015, phù hợp với đặc thù trong quân đội, đòi hỏi công tác kế toán phải thay đổi cho phù hợp.
Ngày 31/8/2018, Bộ Quốc phòng đã ra Quyết định số 3585/QĐ-BQP ban hành Chế độ kế toán đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ Quốc phòng. Theo đó, có một số thay đổi về việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến cấp phát, thanh quyết toán kinh phí và lập báo cáo tài chính, nên việc triển khai ở một số đơn vị còn lúng túng.
Để thực hiện tốt công tác này, cần triển khai đồng bộ các giải pháp, như: Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, phầm mềm kế toán... Trong đó, kiểm tra kế toán (KTKT) là giải pháp quan trọng nhằm phát hiện sai sót trong thực hiện để hướng dẫn, kiến nghị, sửa đổi kịp thời những bất cập của chế độ kế toán.
KTKT là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng. Bản thân kế toán đã có chức năng kiểm tra chính. Việc ghi sổ kế toán toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian, kết hợp với phương pháp ghi sổ kép, cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các nghiệp vụ ghi chép; tài liệu tổng hợp chi tiết; chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán giữa các bộ phận, không những tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế, tài chính mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của công tác kế toán. Thông qua KTKT để biết tình hình sử dụng ngân sách, tài sản, các loại vật tư, vốn bằng tiền, việc chấp hành nguyên tắc, kỷ luật tài chính, từ đó, phát hiện, ngăn ngừa các hiện tượng sai phạm trong quản lý kinh tế tài chính; đồng thời, đề xuất các biện pháp khắc phục hạn chế.
Yêu cầu đối với KTKT phải thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan. Kết luận kiểm tra phải rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ kế toán và các chính sách quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Chỉ rõ những hạn chế cần, kịp thời báo cáo kết quả kiểm tra theo quy định, phổ biến kinh nghiệm tốt về công tác kế toán, từ đó đề xuất các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi. KTKT các đơn vị dự toán trong quân đội bao gồm tự KTKT trong nội bộ đơn vị và của cấp trên đối với cấp dưới.
Tự KTKT trong nội bộ đơn vị là nhiệm vụ thường xuyên của người phụ trách tài chính và kế toán. Kiểm tra nội bộ, gồm: Kiểm tra trước, trong và sau. Kiểm tra trước, được tiến hành trước khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép kế toán, cụ thể, kiểm tra các chứng từ trước khi ghi sổ. Kiểm tra trong khi thực hiện là thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, thông qua việc ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu, thông qua mối quan hệ đối soát giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán. Kiểm tra sau khi thực hiện, là kiểm tra theo hệ thống ở các phần hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách, báo cáo kế toán.
KTKT của cấp trên đối với cấp dưới được tiến hành cùng với kế hoạch kiểm tra tài chính hằng năm, được quy định trong Điều lệ công tác tài chính Quân đội nhân dân Việt Nam. Theo đó, đơn vị dự toán cấp 2 kiểm tra công tác tài chính đối với đơn vị dự toán cấp 3 mỗi năm 1 lần. Đơn vị dự toán cấp 3 kiểm tra công tác tài chính đối với đơn vị dự toán cấp 4 mỗi năm 2 lần. KTKT là một nội dung quan trọng trong kế hoạch kiểm tra tài chính định kỳ. Các đoàn kiểm tra cần bố trí cán bộ có trình độ và nghiệp vụ chuyên sâu về kế toán.
Nội dung KTKT bao gồm: Kiểm tra việc thực hiện các công việc kế toán chủ yếu; các nội dung chủ yếu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ, sổ sách báo cáo và việc hạch toán những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra việc vận dụng các chế độ, thể lệ chung của kế toán vào tình hình cụ thể theo đặc điểm của từng ngành, từng đơn vị.
Nâng cao công tác kiểm tra kế toán tại các đơn vị dự toán trong quân đội
Để đánh giá toàn diện tình hình công tác kế toán của các đơn vị dự toán trong quân đội, phải lựa chọn và kết hợp nhiều phương pháp, hình thức chủ yếu để kiểm tra sau:
Thứ nhất, kiểm tra việc vận dụng tài khoản (TK) kế toán, đây là bước đầu tiên của tổ chức kế toán. Để xác định đơn vị vận dụng TK đúng hay sai, cần đối chiếu số hiệu và tên TK đơn vị đang sử dụng, gồm: TK cấp 1; TK cấp 2; TK cấp 3, với hệ thống danh mục TK đã được Cục Tài chính (Bộ Quốc phòng) quy định thống nhất trong chế độ kế toán. Những đơn vị mở thêm TK kế toán phải báo cáo cấp có thẩm quyền và phải được sự chấp thuận của Cục Tài chính (Bộ Quốc Phòng) mới được sử dụng.
Thứ hai, kiểm tra chứng từ kế toán nhằm xác định tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ mà đơn vị dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. Muốn xác định chứng từ đó có hợp lệ, hợp pháp hay không, cần nắm được các yêu cầu của một chứng từ kế toán để làm cơ sở xác định mức độ đúng, sai của sự việc.
Yêu cầu chung của chứng từ kế toán: Phải lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ tài chính; đúng mẫu biểu của Bộ Tài chính; đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ; được pháp luật cho phép; đủ chữ ký, dấu và địa chỉ rõ ràng; phải là chứng từ gốc và chỉ lập 1 lần; đảm bảo đầy đủ các yếu tố tiêu thức của chứng từ như: Tên gọi, ngày, tháng, năm lập chứng từ; số hiệu, tên gọi, địa chỉ nơi lập; tên, địa chỉ đơn vị nơi nhận; nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh; số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hóa, vật tư; chữ ký của các bên, kế toán, thủ trưởng, dấu... Nếu chứng từ nào chưa tuân thủ đúng, cần chỉ rõ sai ở những chứng từ nào, sai yếu tố nào của chứng từ.
Thứ ba, kiểm tra sổ sách kế toán. Mỗi đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ sách kế toán chính thức và duy nhất. Sổ kế toán được ghi chép dựa trên những số liệu của chứng từ kế toán. Theo quy định, mọi nghiệp vụ tài chính phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ, sổ sách, nếu để ngoài sổ sách được coi là trái pháp luật.
Vì vậy, kiểm tra sổ sách kế toán, trước tiên là việc xác định số lượng sổ đơn vị mở có đúng theo quy định, gồm Sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký sổ cái); Sổ kế toán chi tiết (Sổ chi tiết tài khoản theo đơn vị; Sổ chi tiết theo tài khoản); Sổ kế toán chi tiết ghi bằng tay (Sổ quỹ tiền mặt; Sổ theo dõi tiền gửi Kho bạc, Ngân hàng); Sổ chi tiết tài sản cố định (TSCĐ) đối với đơn vị trực tiếp quản lý và sử dụng TSCĐ. Tiếp theo là kiểm tra việc ghi sổ kế toán để xem các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có được phản ánh đầy đủ, đúng TK trên sổ kế toán không.
Việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu sau khi cộng sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo yêu cầu: Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết từng TK được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư của TK đó trên sổ kế toán tổng hợp; Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập bảng cân đối TK và các báo cáo tài chính khác.
Thứ tư, kiểm tra việc lập báo cáo kế toán. Đây là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán, cung cấp thông tin giúp chỉ huy đơn vị nắm được tình hình biến động tài sản của đơn vị. Nộp báo cáo kế toán đầy đủ, kịp thời chứng tỏ nền nếp công tác kế toán được duy trì thường xuyên. Trong KTKT nhất thiết phải kiểm tra việc lập báo cáo kế toán. Kiểm tra báo cáo kế toán của đơn vị gồm: Báo cáo của bản thân và đơn vị cấp dưới gửi lên cấp trên. Thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ kế toán, với số liệu trên báo cáo kế toán, kiểm tra mẫu biểu, thời gian lập và nộp theo quy định. Kiểm tra việc đối chiếu số liệu và những ý kiến nhận xét, chỉ đạo của đơn vị cấp trên đối với đơn vị cấp dưới. Việc chấp hành ý kiến chỉ đạo của cấp trên và kết quả khắc phục những tồn tại đã chỉ ra.
Thứ năm, kiểm tra việc lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm: Kiểm tra việc lưu trữ chứng từ, sổ sách, báo cáo, các tài liệu khác liên quan. Kiểm tra việc xắp xếp, phân loại, lập danh mục tài liệu để lưu trữ; đánh giá mức độ đảm bảo an toàn của tài liệu kế toán lưu trữ, tính khoa, dễ thấy, dễ lấy trong quá trình sử dụng; việc chấp hành thời gian lưu trữ theo quy định.
Thứ sáu, kiểm tra công tác quản lý quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc và chấp hành quy định thanh toán không dùng tiền mặt. Kiểm tra quỹ tiền mặt, chốt số phiếu thu, phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm tra quỹ tiền mặt; đối chiếu số dư giữ sổ nhật ký quỹ với sổ chi tiết, sổ kế toán quỹ tiền mặt với số kiểm kê thực tế tại quỹ; xác định chênh lệch thừa, thiếu, nguyên nhân; kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nghiệp vụ thu, chi tiền mặt; biên bản thực hiện kiểm kê quỹ của đơn vị theo định kỳ; đối chiếu với các quy định để đánh giá việc chấp hành quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
Kiểm tra tiền gửi ngân hàng, kho bạc, kiểm tra nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Thu, chi qua ngân hàng, kho bạc; kiểm tra số liệu vào sổ theo giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp, với báo cáo kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ; đối chiếu, xác nhận số phát sinh, số dư tiền gửi của ngân hàng, kho bạc cuối tháng, quý, năm; đối chiếu số liệu thu, chi giữa tiền gửi ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền mặt của đơn vị.
Thứ bảy, kiểm tra tình hình biến động một số tài sản, như: Nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, TSCĐ thông qua kiểm tra: Số phát sinh nợ, số phát sinh có trên TK152; TK 153; TK 211; TK 213; TK 214; TK 366 và quan hệ đối ứng với các TK liên quan. Đối chiếu số liệu giữa nguồn hiện vật và vốn hiện vật để phát hiện chênh lệnh. Công tác theo dõi chi tiết theo ngành, chế độ kiểm kê, xử lý thừa thiếu kho. Đối chiếu số liệu giữa nguyên giá TSCĐ và nguồn vốn khấu hao, giá trị còn lại nhằm mục đích phát hiện chênh. Kiểm tra tính kịp thời trong hạch toán tăng, giảm và tính khấu hao TSCĐ.
Thứ tám, kiểm tra tình hình công nợ, cấp và thanh toán kinh phí, quản lý các hoạt động có thu, thông qua việc kiểm tra quan hệ đối ứng trên các TK 138; TK 141; TK 338; TK 142; TK 531; TK 631; TK 421. Đối chiếu số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ trên sổ KT chi tiết tài khoản phải thu, phải trả so với báo cáo KT tổng hợp để đánh giá việc quản lý công nợ phải thu, phải trả. Kiểm tra các bản đối chiếu công nợ với khách hàng, bảng phân tích chi tiết từng cá nhân, đơn vị có các khoản phải thu, phải trả để đánh giá khả năng thu hồi công nợ, phát hiện những khoản nợ kéo dài, không có khả năng thu hồi, những khoản tạm ứng không đúng chế độ.
Đối chiếu số cấp cho đơn vị với dự toán ngân sách, số quyết toán chi kinh phí với chứng từ gốc chi quyết toán kinh phí thường xuyên, nghiệp vụ, ngân sách bảo đảm, BHXH, NSNN giao khác để đánh giá tình cấp phát và thanh quyết toán kinh phí. Đối chiếu số thu trên TK 531 với số thu theo các hợp đồng kinh tế, số chi trên TK631 với số chi theo dự toán để đánh giá tính hợp pháp, hợp lệ các khoản thu, chi, làm cơ sở xác định tính chính xác của khoản chênh lệch thu, chi từ hoạt động sản xuất kinh doanh được kết chuyển sang TK 421 và việc phân phối chênh lệch thu chi theo đúng quy định của Bộ Quốc phòng.
Ngoài các nội dung chủ yếu trên, tùy thuộc vào đối tượng, mục đích, yêu cầu của việc kiểm tra và đối với từng loại hồ sơ, tài liệu khác nhau để áp dụng những phương pháp thích hợp để đạt hiệu quả. Có thể áp dụng kiểm tra từ tổng hợp đến chi tiết hoặc ngược lại từ chi tiết đến tổng hợp; phương pháp thẩm tra qua các chứng từ giữa các số liệu, đối chiếu sổ sách với chứng từ, đối chiếu giữa các chứng từ có liên quan với nhau, đối chiếu các số liệu báo cáo năm với báo cáo quý, báo cáo năm trước, so sánh giữa các nội dung kinh tế, tài chính có liên quan trong các báo cáo tài chính, kế toán khác nhau, đối chiếu báo cáo tài chính với sổ sách kế toán, đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Quốc phòng (2018), Quyết định số 3585/QĐ-BQP ngày 31/8/2018 ban hành Chế độ kế toán đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ Quốc phòng;
2. Cục Tài chính - Bộ Quốc phòng (2018), Hướng dẫn số 5555/CTC-CĐQLHL ngày 25//9/2018 về việc hướng dẫn chế độ kế toán, đơn vị dự toán, sự nghiệp trong Bộ Quốc phòng;
3. Cục Tài chính - Bộ Quốc phòng (2015), Kế toán dự toán quân đội, NXB Quân đội nhân dân.
