Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ được phát huy khi doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả. Bài viết khái quát về các quy định liên quan đến tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp hiện nay, đồng thời kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này trong thời gian tới.
Đặt vấn đề
Hiện nay, đại đa số các nhà quản trị doanh nghiệp (DN) còn hạn chế về trình độ quản lý, chưa coi trọng đúng mực về vấn đề tổ chức công tác kế toán trong DN. Những quyết định kinh doanh chủ yếu được đưa ra dựa trên cảm tính, ít khi có căn cứ cụ thể dựa trên tình hình tài chính của DN, tình hình thị trường, từ đó ảnh hưởng lớn đến sức cạnh tranh và vị thế của các DN trên thị trường trong bối cảnh toàn cầu hóa như hiện nay.
Bối cảnh này đòi hỏi nhà quản trị DN cần chú trọng đến tổ chức công tác kế toán trong DN. Để phát huy vai trò của công tác này, đòi hỏi mỗi DN phải có sự thích ứng, linh hoạt với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị mình. Các nội dung về tổ chức công tác kế toán trong DN cần được hiểu rõ và vận dụng một cách phù hợp, qua đó góp phần quan trọng vào việc quản lý tại DN.
Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
Để thu nhận, xử lý thông tin kế toán, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế toán. Đồng thời, phải có yếu tố tổ chức bộ máy kế toán với những cán bộ làm công tác kế toán hiểu biết về chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong thực hiện các công việc kế toán. Hay nói cách khác, phải có tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế toán.
Trên góc nhìn nghiên cứu, tổ chức công tác kế toán trong DN là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng.
Trên quan điểm của DN, tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của DN trên cơ sở vân dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại DN, nhằm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng các quy trình hạch toán, phân công, quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa các nhân viên kế toán cũng như với các bộ phận khác trong DN.
Như vậy, tổ chức công tác kế toán tại DN vừa giải quyết được việc thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán, nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán; vừa phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý.
Ý nghĩa và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Về ý nghĩa
Kế toán là việc thu thập, xử lý và kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin giúp nhà quản lý có thể nắm bắt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Do vậy, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Việc tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với DN, thể hiện trên các khía cạnh sau:
- Là công cụ thiết yếu để phân tích, đánh giá, tham mưu cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
- Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời.
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị. Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại DN.
Về nguyên tắc
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại DN phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành. Hiện nay, chế độ kế toán DN cần thực hiện theo Luật Kế toán sửa đổi 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán; và 3 thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính (Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán DN; Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 về chế độ kế toán DN nhỏ và vừa; Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 hướng dẫn chế độ kế toán đối với DN siêu nhỏ). Các DN cần nắm rõ các quy định để áp dụng đúng với loại hình DN của mình.
- Đảm bảo nguyên tắc thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty. Nguyên tắc thống nhất thể hiện ở các phương diện như: Thống nhất trong thiết kế, xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý; Thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán; Thống nhất giữa các yếu tố chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau…
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Theo đó, trên phương diện quản lý, phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đổi tượng hạch toán kế toán trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp. Trên phương diện kế toán, phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thông tin do kế toán cung cấp phải đảm bảo tính tin cậy, khách quan, đầy đủ, kịp thời, có thể so sánh được và đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho thực hiện khói lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra kế toán…
Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 của Quốc hội, nghị định của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính đã quy định cụ thể các nội dung cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại DN như sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN. Một bộ máy kế toán được tổ chức tốt sẽ giúp cho các thủ tục hành chính của DN hoạt động hiệu quả (đúng thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí thuế DN...). Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều này giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN. Theo quy định hiện hành, DN phải bố trí người làm kế toán đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị.
- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong DN, nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Theo quy định, khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của mình, DN phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin quan trọng trong công tác kế toán của DN. Chứng từ kế toán phải có các nội dung cơ bản theo quy định của Luật Kế toán.
Việc tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp cần gắn với tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toáncủa đơn vị.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Các hình thức ghi sổ kế toán hiện nay gồm: Nhật ký chung; Kế toán Nhật ký-Sổ cái; Kế toán chứng từ ghi sổ; Sổ kế toán Nhật ký-Chứng từ; Kế toán trên máy tính; Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. DN phải tuân thủ các quy định chung về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khoá sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; xử lý vi phạm. DN phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật...
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Theo quy định của Luật Kế toán, tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính. Để thực hiện đúng quy định, DN cần nắm rõ các quy định tại các thông tư quy định chế độ kế toán DN của Bộ Tài chính như: Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC, Thông tư số 132/2018/TT-BTC.
- Lập và phân tích báo cáo kế toán: Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kế toán định kỳ, đó là các báo cáo tài chính (BCTC), cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để đưa ra các quyết định phù hợp. BCTC của DN gồm: Báo cáo tình hình tài chính; báo cáo kết quả hoạt động; báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh báo cáo khác theo quy định của pháp luật. Ngoài BCTC, hệ thống báo cáo kế toán của DN còn bao gồm các báo cáo kế toán quản trị, không mang tính chất bắt buộc, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ đơn vị. Do vậy, nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy theo yêu cầu quản trị trong từng DN.
- Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Việc kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng đắn các phương pháp kế toán, các chế độ kế toán hiện hành; Tổ chức công tác chỉ đạo công tác kế toán tại DN đảm bảo thực hiện đúng vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính. Việc kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn, hợp lý, khách quan của thông tin kế toán được cung cấp.
- Ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của DN không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán. Hiện nay, hầu hết DN đều có các phần mềm kế toán riêng để phục vụ cho công tác kế toán tại DN. Phần mềm kế toán sử dụng phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong DN, trong thời gian tới, công tác này cần chú ý một số nội dung sau:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay, trong các DN việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong 3 hình thức: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Tổ chức bộ máy kế toán phân tán và Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán). Thông thường, việc tổ chức bộ máy kế toán cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: Phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; Gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả; Phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của DN trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị.
- Về hệ thống chứng từ kế toán: Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định, DN có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo các yếu tố để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán. Đồng thời, biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Cần xây dựng hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện được yêu cầu quản lý nội bộ. Tất cả các chứng từ kế toán được lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải tập trung vào phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.
- Về hệ thống tài khoản kế toán: Theo quy định hiện hành, DN có thể lựa chọn hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC, Thông tư số 132/2018/TT-BTC. Như vậy, DN cần dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động, cũng như đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
- Về kiểm tra, giám sát trong công tác tổ chức kế toán: Việc kiểm tra, giám sát công tác tổ chức kế toán trong DN, nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong các DN thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý. Đây là việc làm thường xuyên và đòi hỏi bắt buộc tại DN nhằm đảm bảo công tác tổ chức kế toán thực hiện đúng quy định của pháp luật gắn với việc tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức kế toán: Để ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác kế toán, DN cần tổ chức trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật, kiến thức tin học cho bộ phận kế toán để kế toán viên có thể sử dụng thành thạo thiết bị, vận hành được các chương trình trên thiết bị từ đó phục vụ tốt công tác kế toán.
Kết luận
Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của DN. Trong khoa học quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán còn là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong DN, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của DN. Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ được phát huy khi đơn vị kế toán tổ chức công tác kế toán khoa học và hiệu quả.
Việc tổ chức công tác kế toán tại DN cần gắn với tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13;
2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán năm 2015;
3. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;
4. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;
5. Đào Ngọc Hà (2018), Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp theo quy định của Luật Kế toán 2015;
6. Kế toán Đức Minh (2019), Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác kế toán doanh nghiệp?.
7. Đặng Hữu Khánh Trung (2020), Bàn về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp theo quy định hiện hành, Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 11/2019.
