Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đầy biến động, các doanh nghiệp xây lắp cần phải đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả để đảm bảo sự tồn tại và phát triển. Để làm được điều đó cần phải có những thông tin hữu ích phục vụ cho quá trình quản lý. Trong đó, những thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán quản trị là các thông tin quan trọng ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định. Bài viết tổng hợp thực trạng áp dụng hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam hiện nay, đồng thời đưa ra một số giải pháp mang tính định hướng để hoàn thiện hệ thống này.
Thế nào là hệ thống thông tin kế toán quản trị
Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế nước ta nói riêng đang trải qua nhiều thách thức mới mang tính chất toàn cầu như dịch bệnh COVID-19, khủng hoảng toàn cầu, biến đổi khí hậu, chính trị bất ổn…
Các yếu tố này đã có những tác động tích cực và tiêu cực đến sự tồn tại và phát triển của DN. Các DN muốn tồn tại và phát triển thì một yêu cầu đặt ra là tất cả các kế hoạch và quyết định trước khi đưa ra cần phải được xem xét, phân tích, đánh giá kỹ lưỡng nhằm giảm thiểu sai sót đến mức thấp nhất và đạt được hiệu quả cao nhất với mục tiêu đã định.
Kế toán là một trong các công cụ quản lý của DN. HTTT kế toán là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý hoạt động của DN. HTTT kế toán được chia thành 2 hệ thống con, bao gồm HTTT kế toán tài chính (KTTC) và HTTT KTQT.
Về bản chất, hai hệ thống con này đều bao gồm những thành phần và có quy trình thông tin tương tự nhau. Tuy nhiên, KTTC và KTQT hướng tới hai nhóm đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. KTTC có đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu là bên ngoài DN.
KTQT có đối tượng sử dụng thông tin bên trong DN, do vậy HTTT KTQT sẽ có mục tiêu cung cấp thông tin cho người lao động và nhà quản trị của DN. Cách tiếp cận về HTTT KTQT cũng xuất phát từ cách tiếp cận của HTTT kế toán, tuy nhiên cần phù hợp với yêu cầu của quản lý và nhu cầu thông tin của đối tượng sử dụng.
Có nhiều quan điểm khác nhau về HTTT KTQT nhưng có thể hiểu một cách khái quát là “HTTT KTQT là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp và kiểm soát các thông tin liên quan với mục tiêu cung cấp thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị”. Để có thể hoạt động được, HTTT KTQT cần đảm bảo đủ các thành phần và bộ phận cấu thành.
Trung tâm của HTTT KTQT là các quy trình, chúng được mô tả bằng các hoạt động như thu thập, đo lường, lưu trữ, phân tích, báo cáo và quản lý thông tin. Dữ liệu về các sự kiện kinh tế được xử lý thành các thông tin đầu ra đáp ứng các mục tiêu của hệ thống. Kết quả đầu ra có thể bao gồm các báo cáo đặc thù như về chi phí sản phẩm, chi phí khách hàng, ngân sách, báo cáo hiệu suất…
HTTT KTQT không bị ràng buộc bởi bất kỳ tiêu chuẩn bắt buộc nào thuộc về chính sách pháp luật liên quan đến dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra. Các tiêu chí về việc xác định bản chất của dữ liệu hay thông tin hoàn toàn linh hoạt và dựa trên mục tiêu quản lý.
Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán quản trị
Quy trình thu thập dữ liệu đầu vào
Dữ liệu được thu thập kịp thời, đầy đủ, và chính xác sẽ quyết định tới tính hiệu quả và chất lượng của thông tin đầu ra. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu được lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhu cầu thông tin của nhiều đối tượng sử dụng.
Hệ thống dữ liệu này chưa phải là các thông tin KTQT. Trải qua quá trình xử lý, phân tích, dữ liệu được chuyển đổi thành thông tin KTQT, trình bày trên hệ thống báo cáo KTQT.
Quy trình xử lý dữ liệu đầu vào
Quy trình xử lý dữ liệu là quy trình sắp xếp, phân tích, các dữ liệu thu thập được theo các tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, hướng tới mục đích tạo ra thông tin phù hợp và kịp thời cho nhà quản lý. Bằng hệ thống các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ của KTQT, các kế toán viên sẽ phân tích hệ thống dữ liệu thô ban đầu, tổnghợp và cung cấp thông tin thông qua các báo cáo KTQT.
Từ hệ thống báo cáo KTQT, nhà quản lý DN sử dụng thông tin đó để thực hiện các chức năng và nội dung quản trị DN, điều hành hoạt động SXKD của DN. Thông tin KTQT là kết quả của quy trình xử lý dữ liệu. Do vậy, chất lượng thông tin KTQT cũng phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống phương tiện và kỹ thuật xử lý dữ liệu.
Quy trình cung cấp và báo cáo thông tin kế toán quản trị
Để thiết kế HTTT KTQT phù hợp nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, DN cần xác định nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng là như thế nào, nhất là nhu cầu thông tin của nhà quản trị DN, người điều hành toàn bộ hoạt động SXKD, hướng tới đạt các mục tiêu của hoạt động SXKD của DN.
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là “Một quy trình do hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân sự khác của đơn vị thực hiện, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”.
Hạ tầng công nghệ thông tin
Một trong những xu hướng của các DN trong thời đại kinh tế 4.0 chính là ứng dụng chuyển đổi số. Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Chuyển đổi số DN là xu thế không thể đảo ngược, trong đó dữ liệu sẽ là tài sản lớn nhất của DN bởi dữ liệu có ích cho DN ngày càng đa dạng và chi phí để thu thập dữ liệu có ích cho DN giảm nhanh.
Những kết quả đạt được trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam hiện nay
Thứ nhất, về hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào.
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong DN xây lắp Việt Nam hiện nay khá đa dạng, được thiết kế để có thể thu nhận thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch.
Bên cạnh hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, các DN xây lắp đã bước đầu thiết kế chứng từ nội bộ phù hợp. Các chứng từ này được lưu trữ tương đối khoa học để tạo thuận lợi trong việc thu thập dữ liệu cho HTTT KTQT.
Dữ liệu đầu vào được thu thập đa dạng bao gồm cả dữ liệu kế hoạch, dữ liệu thực hiện và dữ liệu dự báo, dữ liệu tài chính và dữ liệu phi tài chính; từ nguồn bên trong DN và bên ngoài DN. Kỹ thuật thu thập dữ liệu đa dạng, khoa học và phù hợpvới các nguồn dữ liệu, đảm bảo số lượng và chất lượng dữ liệu thu thập được.
Thứ hai, về xử lý dữ liệu đầu vào.
Nhiều DN xây lắp đã thực hiện đa dạng các kỹ thuật của KTQT để xử lý tốt hệ thống dữ liệu đầu vào, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác nhất.
Các kỹ thuật như xây dựng hệ thống chứng từ nội bộ, sử dụng tài khoản chi tiết để theo dõi cho các đối tượng, nhận diện chi phí dưới góc độ KTQT, phương pháp xác định chi phí, định mức chi phí, lập dự toán ngân sách, đánh giá trung tâm trách nhiệm, thẩm định dự án đầu tư hay phân tích thông tin thích hợp đã được thực hiện trong nhiều DN xây lắp.
Công nghệ thông tin mà cụ thể là các phần mềm kế toán được sử dụng để hỗ trợ xử lý dữ liệu, kiết xuất thông tin thành các báo cáo KTQT. Đánh giá về trang thiết bị như hệ thống máy vi tính, thiết bị mạng, cơ sở vật chất khác trang bị cho công tác kế toán tại các DN xây lắp đều đạt yêu cầu.
Thứ ba, hệ thống báo cáo KTQT.
Nhiều DN xây lắp Việt Nam hiện nay đã quan tâm đến việc lập báo cáo KTQT, cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ chức năng quản trị của nhà quản trị DN.
Một số hạn chế, vướng mắc trong việc thực hiện Hệ thống thông tin Kế toán quản trị tại các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam hiện nay
Một là, về việc thu thập dữ liệu đầu vào.
Nhiều DN xây lắp Việt Nam hiện nay chủ yếu quan tâm đến nguồn thông tin bên trong mà ít quan tâm đến nguồn thông tin bên ngoài, chú trọng đến thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch mà ít thu thập thông tin dự báo.
Điều này dẫn đến sự thiếu hụt một lượng lớn dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình xử lý thông tin, chất lượng thông tin đầu ra không đảm bảo. Với mục tiêu cung cấp thông tin để phân tích, dự báo, kiểm soát, ra quyết định, dữ liệu đầu vào phải được tổ chức từ nhiều nguồn tin, thu thập nhiều loại thông tin.
Các dữ liệu dự báo không được thu thập đầy đủ dẫn tới việc nhiều DN xây lắp bị động trước các biến động của thị trường, mức độ rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh cao hơn. Nhiều DN xây lắp không chuẩn bị trước cho mình các kế hoạch và phương án kinh doanh thay thế, khiến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bị ảnh hưởng.
Hai là, về quy trình xử lý dữ liệu đầu vào.
Nhiều DN xây lắp ở Việt Nam đang hoàn toàn chỉ áp dụng phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán chưa thể hoàn toàn hiệu quả trong công tác xử lý dữ liệu để tạo lập thông tin KTQT cho nhà quản trị sử dụng.
Các DN xây lắp trong quá trình sử dụng phần mềm, để phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, vẫn thường xuyên phối hợp với bên cung cấp phần mềm để chỉnh sửa, hoàn thiện phần mềm hơn.
Tuy nhiên, do phụ thuộc vào bên cung cấp, trong những trường hợp bên cung cấp phần mềm chậm thực hiện các yêu cầu của DN, dẫn tới gián đoạn hoạt động kế toán của DN. Các nhà quản trị chưa thật sự tham gia tích cực vào việc lựa chọn, tư vấn cho nhà cung cấp.
Ba là, về quy trình cung cấp và báo cáo thông tin kế toán quản trị.
+ Báo cáo dự toán ngân sách: Việc lập dự toán tại nhiều DN xây lắp còn chưa đồng bộ. Tỷ lệ các DN xây lắp lập dự toán về tài chính còn thấp, các DN mới chỉ chú trọng lập dự toán hoạt động. Dự toán hoạt động đang mới dừng lại ở mục tiêu làm căn cứ xây dựng giá hợp đồng giao khoán, kiểm soát hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Điều này dẫn đến các DN sẽ gặp khó khăn trong công tác huy động và phân phối nguồn lực tài chính, khiến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh không cao.
+ Báo cáo công nợ (các khoản phải thu và phải trả): Rất ít DN xây lắp khi lập báo cáo công nợ có tiến hành phân loại chi tiết thời gian quá hạn của
các khoản nợ. Kỳ lập báo cáo công nợ chủ yếu là theo quý, có những DN lập báo cáo công nợ theo năm; trong khi để hoạt động tài chính được hiệu quả, các khoản công nợ cần được theo dõi càng chi tiết càng tốt, nên lập theo tháng, để DN có kế hoạch thu hồi nợ.
Điều này ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính của DN, DN không thu hồi được nợ, mà để hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục theo tiến độ kế hoạch, DN bị thiếu vốn, phải đi vay và làm tăng chi phí lãi vay...
Một số giải pháp mang tính định hướng để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam hiện nay
Thời gian tới, nhằm oàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp xây lắp Việt Nam, cần chú trọng các nội dung sau:
hứ nhất, mở rộng nguồn thông tin và đa dạng hóa các loại dữ liệu đầu vào
Việc thu thập nhiều loại thông tin từ nhiều nguồn khác nhau sẽ đảm bảo cho việc xử lý và cung cấp thông tin thiết thực cho quản lý.
Qua khảo sát hiện nay nhiều DN xây lắp Việt Nam ít quan tâm đến thông tin tương lai, thông tin phi tài chính, ít thu thập từ nguồn bên ngoài DN. Để đảm bảo tổ chức HTTT KTQT phát huy được tối ưu vai trò hỗ trợ thông tin quản trị nguồn lực chiến lược và tạo ra giá trị cho DN, cần phải mở rộng nguồn thông tin và đa dạng hóa dữ liệu đầu vào.
Thứ hai, hiện đại hóa phương tiện thu thập dữ liệu đầu vào. Hiện tại, việc thu thập dữ liệu đầu vào chỉ qua hệ thống chứng từ, sổ sách do phần mềm kế toán cung cấp, và hệ thống dữ liệu tại các phòng ban khác. Việc thu thập hoàn toàn thủ công cộng thêm hỗ trợ phần mềm kế toán. Trong nhiều DN xây lắp, hệ thống dữ liệu đầu vào chưa được tích hợp trong một hệ thống dữ liệu điện tử của phần mềm quản lý.
Thứ ba, số hóa hệ thống dữ liệu và áp dụng các phần mềm quản lý dữ liệu.
Dữ liệu hiện tại được các DN lưu trữ thủ công bằng file giấy trong các tủ hồ sơ hoặc trên các tệp lưu trên ổ cứng. Dẫn đến dữ liệu chưa lưu trữ khoa học, tập trung và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, chia sẻ và đảm bảo an toàn cho dữ liệu. DN cần đầu tư cho việc số hóa hệ thống dữ liệu, đồng thời áp dụng các phần mềm quản lý dữ liệu.
Thứ tư, áp dụng đồng bộ các chỉ tiêu để thẩm định dự án đầu tư. Để tránh được tình trạng các dự án đầu tư không hiệu quả, các DN xây lắp cần áp dụng đồng bộ hơn nữa các chỉ tiêu thẩm định dự án đầu tư. DN cần dự báo được những rủi ro có thể xảy ra đối với dự án đầu tư, ảnh hưởng đến hiệu quảcủa dự án. Để làm được điều này, công tác thẩm định dự án đầu tư cần được thực hiện một cách cẩn thận.
Thứ năm, phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Việc nhà quản trị phải xử lý quá nhiều thông tin để ra quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của DN dẫn đến tiêu tốn nhiều thời gian, và quyết định có thể thiếu chuẩn xác. Xác định thông tin thích hợp cho từng loại quyết định rất quan trọng, là nhân tố giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả xử lý điều hành DN.
Kết luận
Ở Việt Nam, KTQT vẫn là một khái niệm khá mới mẻ, phần lớn nhà quản trị chưa thấy được tầm quan trọng của nó đến sự phát triển của DN. Vì thế, việc tổ chức HTTT KTQT một cách quy mô và bài bản sẽ giúp cho các DN xây lắp có được những thông tin hữu ích phục vụ tốt cho quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin, từ đó rút ngắn được thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp cho nhà quản trị.
Tài liệu tham khảo:
1.Nguyễn Thị Mai Lê (2021), “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam”, Luận án tiến sĩ, Học viện tài chính;
2.Apostolou, B., Dorminey, J. W., Hassell, J. M., & Rebele, J. E. (2014), A summary and analysis of education research in accounting information systems (AIS), Journal of Accounting Education, 32(2), 99-112;
3.Yoshikawa, T., Innes, J., & Mitchell, F. (1989), Japanese management accounting: a comparative survey, Management Accounting, 67(10), 20-23.
4.Yoshikawa, T. (1994), Some aspects of the Japanese approach to management accounting, Management Accounting Research, vol. 5, pp. 279-89;
5.https://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/he-thong-thong-tin-ke-toan-quan-tri-tai-cac-nuoc-va-kinh-nghiem-cho-viet-nam-329130.html.
