Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong bảo quản hàng dự trữ quốc gia

Lãnh đạọ Điểm kho ĐK10.KV3 (Kho Cẩm Phúc), Chi cục Dự trữ Nhà nước khu vực III kiểm tra việc ứng dụng mã QR trong quản lý chất lượng hàng và ghi sổ bảo quản điện tử.

Triển khai thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm

Xuất phát từ yêu cầu thực tế trong kiểm tra, theo dõi điều kiện bảo quản lô hàng tại các điểm kho, Chi cục Dự trữ Nhà nước khu vực III đã triển khai hệ thống thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm kết hợp phần mềm ghi sổ nhật ký bảo quản điện tử.

Thiết bị cầm tay được tích hợp chức năng đo nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài lô hàng; nhận diện lô hàng thông qua thẻ RFID; kết nối mạng 4G để truyền dữ liệu về hệ thống quản lý tập trung.

Sau khi thực hiện đo và nhận diện lô hàng, thiết bị tự động tạo mã QR phục vụ ghi sổ điện tử. Cán bộ kho chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh quét mã QR để truy cập nhanh giao diện ghi nhật ký bảo quản của đúng lô hàng cần kiểm tra. Hệ thống được xây dựng theo hướng đơn giản trong thao tác sử dụng, nhưng bảo đảm khả năng quản lý dữ liệu tập trung và hỗ trợ theo dõi lâu dài.

Phần mềm quản lý cho phép lưu trữ toàn bộ dữ liệu kiểm tra, theo dõi lịch sử diễn biến nhiệt độ, độ ẩm theo từng lô hàng; hỗ trợ tra cứu nhật ký kiểm tra, tổng hợp báo cáo và theo dõi tình trạng bảo quản theo thời gian thực.

Hệ thống đồng thời hỗ trợ cảnh báo khi xuất hiện các yếu tố bất thường như nhiệt độ, độ ẩm vượt ngưỡng hoặc phát sinh nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản hàng hóa.

Bên cạnh chức năng quản lý dữ liệu, hệ thống còn hỗ trợ phân tích điều kiện bảo quản trên cơ sở tổng hợp dữ liệu thời tiết tại từng điểm kho kết hợp với diễn biến nhiệt độ, độ ẩm trong thời gian dài, để đánh giá xu hướng biến động môi trường bảo quản. Trên cơ sở đó, phần mềm có thể đưa ra cảnh báo sớm về nguy cơ phát sinh đọng sương, tăng ẩm hoặc các diễn biến bất lợi ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản lô hàng, giúp cán bộ kỹ thuật chủ động theo dõi và có biện pháp xử lý phù hợp.

Trong quá trình triển khai, cán bộ kỹ thuật, thủ kho và lãnh đạo điểm kho thuộc Chi cục Dự trữ Nhà nước khu vực III đã trực tiếp tham gia góp ý hoàn thiện quy trình vận hành, giao diện sử dụng và chức năng quản lý dữ liệu để đáp ứng yêu cầu thực tế tại đơn vị.

“Sáng kiến vàng” mang lại hiệu quả thiết thực

Sau thời gian triển khai thí điểm hệ thống thiết bị kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm tại các điểm kho thuộc Chi cục Dự trữ Nhà nước khu vực III đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực.

Thứ nhất, trong công tác quản lý, theo dõi. Quản lý được thông tin ngăn, lô kho từ khi nhập hàng đến khi xuất dốc kho trên môi trường số, bảo đảm dữ liệu có tính liên tục và dễ truy xuất; Sổ theo dõi bảo quản hàng dự trữ quốc gia được cập nhật online, giúp thông tin được ghi nhận kịp thời, đầy đủ và thuận lợi cho kiểm tra.

Thủ kho của điểm kho ĐK10.KV3 (Kho Cẩm Phúc), Chi cục Dự trữ Nhà nước khu vực III kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm, ghi sổ nhật ký bảo quản trên hệ thống bằng mã QR.

Dữ liệu tập trung theo từng kho, lô hàng và thời điểm bảo quản, giảm ghi chép trùng lặp, thiếu sót hoặc sai lệch so với sổ giấy. Tăng cường kiểm soát trách nhiệm người cập nhật dữ liệu, nâng cao tính minh bạch trong quá trình quản lý, bảo quản hàng hóa.

Thứ hai, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc và kỹ thuật. Việc giám sát tự động giúp kiểm soát chặt chẽ các điều kiện môi trường trong kho, hạn chế nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng hàng dự trữ quốc gia.

Cùng với đó, rút ngắn thời gian ghi sổ, tìm kiếm hồ sơ và tổng hợp báo cáo theo tuần, tháng, quý. Theo dõi được diễn biến nhiệt độ, độ ẩm thường xuyên hơn, giúp cán bộ bảo quản chủ động phát hiện dấu hiệu bất thường. Tự động gắn dữ liệu đo với UID/RFID của lô hàng, hạn chế nhầm lẫn khi ghi nhận thủ công. Tạo nền tảng để bổ sung cảnh báo tự động, biểu đồ xu hướng và xuất báo cáo trong các giai đoạn tiếp theo.

Thứ ba, hiệu quả về cải cách hành chính và chuyển đổi số. Việc triển khai hệ thống này giúp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, giảm hồ sơ giấy và hiện đại hóa công tác quản lý trong lĩnh vực dự trữ nhà nước. Tạo tiền đề cho việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các phần mềm, hệ thống quản lý khác khi có yêu cầu. Nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ số của đội ngũ công chức, người lao động tại điểm kho. Thúc đẩy chuyển đổi tư duy làm việc từ thủ công sang môi trường số, góp phần xây dựng nền nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp.

Thứ tư, hiệu quả về kinh tế. Sáng kiến không đòi hỏi đầu tư lớn nhưng có khả năng mang lại hiệu quả kinh tế lâu dài thông qua tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực quản lý; Giảm chi phí in ấn, văn phòng phẩm và lưu trữ hồ sơ giấy; Giảm thời gian tìm kiếm, đối chiếu, tổng hợp hồ sơ bảo quản; Giảm công sức cho các thao tác ghi chép, nhập liệu và tổng hợp thủ công; Hạn chế thiệt hại tiềm ẩn do điều kiện bảo quản không phù hợp, nhưng không được phát hiện kịp thời. Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, góp phần bảo toàn giá trị tài sản nhà nước.

Qua thực tế áp dụng, thời gian truy xuất hồ sơ có thể giảm từ khoảng 15 - 20 phút xuống còn 1 - 2 phút; khối lượng hồ sơ giấy giảm đáng kể. Hiệu suất kiểm tra, quản lý và tổng hợp báo cáo được cải thiện rõ rệt.

Thứ năm, hiệu quả xã hội. Góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị trong thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao. Tăng tính công khai, minh bạch trong theo dõi, quản lý bảo quản hàng dự trữ quốc gia; Tạo môi trường làm việc khoa học, thuận tiện, giảm áp lực hành chính cho cán bộ, công chức, người lao động.

Thứ sáu, khả năng nhân rộng. Với tính ứng dụng cao, chi phí triển khai hợp lý và hiệu quả rõ rệt, sáng kiến có thể áp dụng rộng rãi tại nhiều điểm kho thuộc hệ thống dự trữ nhà nước trên cả nước. Việc nhân rộng mô hình sẽ góp phần hiện đại hóa công tác quản lý kho; Nâng cao chất lượng bảo quản hàng hóa dự trữ quốc gia; Từng bước xây dựng hệ thống kho dự trữ thông minh, an toàn và hiệu quả.

Việc ứng dụng công nghệ trong công tác ghi sổ và theo dõi điều kiện bảo quản đã góp phần giảm đáng kể khối lượng ghi chép thủ công, hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra lô hàng, nâng cao khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu.

Như vậy, có thể khẳng định, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản hàng hóa dự trữ quốc gia, mà còn thể hiện tinh thần chủ động, sáng tạo của đội ngũ cán bộ, công chức Chi cục Dự trữ Nhà nước khu vực III trong công cuộc chuyển đổi số ngành Dự trữ Nhà nước hướng tới một môi trường làm việc khoa học, sáng tạo, chuyên nghiệp, hiệu quả.