Đặt vấn đề
Thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) với mạng không dây đã rút ngắn khoảng cách địa lý trong thực hiện công việc kế toán. Những tiến bộ từ CMCN 4.0 là động lực giúp các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kế toán Việt Nam phát triển, nắm bắt và thay đổi kịp thời để thích nghi với công nghệ mới, nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc. CMCN 4.0 tác động đến nhận thức, hành động của mỗi cán bộ, nhân viên trong lĩnh vực kế toán, khuyến khích các cá nhân nỗ lực học tập, nâng cao trình độ khoa học công nghệ, ứng dụng những tiến bộ về kỹ thuật trong công tác chuyên môn.
Hiện nay, dù tồn tại rất nhiều khái niệm chuyển đổi số khác nhau, nhưng tựu chung bản chất của chuyển đổi số chính là quá trình ứng dụng công nghệ số vào tất cả lĩnh vực của một doanh nghiệp, nhằm làm thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ mới và tốt nhất. Hơn thế, chuyển đổi số còn góp phần thay đổi văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới quy trình để tiếp cận nhanh chóng xu hướng thời đại. Tương tự, chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán có thể hiểu đơn giản là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp cho các nghiệp vụ kế toán được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn mà vẫn tối ưu tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Một số công nghệ số hiện được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào trong lĩnh vực kế toán, như: phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán điện tử, phần mềm bán hàng điện tử, phần mềm văn phòng điện tử. Công nghệ số tác động đến quy trình, phương pháp, chức năng của hoạt động kế toán, kiểm toán để phù hợp Báo cáo tài chính quốc tế IFRS. Điều đó hình thành nên xu hướng và tương lai của kế toán, kiểm toán trong CMCN 4.0.
Việc ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể:
Thứ nhất, khi ứng dụng công nghệ số vào kế toán, đơn vị có thể thu thập, tính toán và báo cáo dữ liệu đơn giản và nhanh chóng hơn, để những người làm kế toán tập trung vào các trách nhiệm cao hơn. Quá trình ứng dụng trí thông minh nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Big Data), Điện toán đám mây (iCloud), Vạn vật kết nối (ITs), sẽ giúp xử lý được những vấn đề phức tạp mà không mất quá nhiều thời gian và chi phí. Từ đó giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có thể truy cập vào hệ thống và có được dữ liệu báo cáo doanh nghiệp của mình bất cứ thời gian nào. Các dữ liệu đó bao gồm hàng tồn kho, tổng doanh thu và tổng chi phí, từ đó giúp ra quyết định chính xác, kịp thời. Hơn nữa, hệ thống này còn giúp cho DN tiết kiệm thời gian, trong xây dựng quy trình công việc.
Thứ hai, ứng dụng công nghệ số vào kế toán giúp nâng cao chất lượng dữ liệu thông qua các lịch trình tốt hơn, tính chính xác cao hơn và nhiều chi tiết hơn để cải thiện hiệu quả, bảo đảm về mặt dữ liệu; cải thiện việc truyền tải dữ liệu cho việc hoạch định và quản lý; nâng cao độ tin cậy và hợp lý của việc báo cáo thông qua việc tự kiểm soát hoặc các hệ thống tự kiểm… Các giao dịch khi đã được lưu trữ thì sẽ không thể thay đổi được. Hơn nữa, mỗi chủ thể tham gia mạng lưới blockchain đều được lưu giữ một bản sao và bản này luôn được cập nhật đồng bộ thông qua một cơ chế đồng thuận, nên bất cứ thay đổi nào xảy ra, các chủ thể đều biết và có quyền chấp nhận hay không. Cơ chế hoạt động này bảo đảm sự minh bạch và bảo mật đối với các giao dịch giữa các chủ thể trong mạng lưới.
Thứ ba, CMCN 4.0 giúp cho việc quy trình tổ chức thực hiện công tác kế toán một cách dễ dàng, hiệu quả từ việc thu thập thông tin (chứng từ kế toán); xử lý thông tin (ghi sổ kế toán); cung cấp thông tin (báo cáo tài chính); lưu trữ bảo quản tài liệu, thông tin kế toán và tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ; tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Công nghệ đám mây giúp thông tin được lưu trữ với khối lượng lớn, không bị giới hạn và thực hiện cùng lúc nhiều nhiệm vụ, để đạt được kết quả mong muốn. Hơn nữa, trong thời đại CMCN 4.0, các phần mềm kế toán ngày càng được phát triển và cải thiện, chúng không chỉ đưa ra các giải pháp tiết kiệm thời gian cho chứng từ sổ sách, mà còn đảm bảo độ chính xác cao.
Thứ tư, CMCN 4.0 với các ứng dụng vạn vật, lưu trữ dữ liệu quy mô lớn, điện toán đám mây, việc phát triển hệ thống trí tuệ nhân tạo, vạn vật kết nối trên toàn thế giới… sẽ mở ra cơ hội tốt cho lĩnh vực kế toán, kiểm toán tiếp cận những phần mềm tiện ích, chi phí phù hợp, giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiếp cận hệ thống kế toán, kiểm toán quốc tế. Các phần mềm và hệ thống thông minh sẽ thay thế công việc thủ công, tự động hóa các quy trình phức tạp, hỗ trợ các xu hướng dịch vụ thuê ngoài và tái sử dụng nội bộ một số dịch vụ khác. Việc phát triển hệ thống trí tuệ nhân tạo, vạn vật kết nối trên toàn thế giới, sẽ mở ra cơ hội để ngành kế toán tiếp cận những phần mềm kế toán tiện ích với chi phí phù hợp, từ đó, sử dụng hiệu quả nguồn lực, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiệm cận hệ thống kế toán quốc tế...
Thực trạng kế toán số tại các doanh nghiệp tại Việt Nam
Chương trình Hỗ trợ doanh nghiệp Chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025 của Bộ kế hoạch đầu tư đã khảo sát, nghiên cứu trên 1.000 doanh nghiệp trên cả nước trong nhiều lĩnh vực như Công nghiệp chế biến, Chế tạo, Khai khoáng, Bán buôn và bán lẻ... Trong số này, các doanh nghiệp được khảo sát chủ yếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa với số lượng nhân sự dưới 500 người, chiếm tỷ lệ 96,7%. Từ dữ liệu thu thập được, báo cáo đã tổng hợp, phân tích thực trạng và nhu cầu ứng dụng công nghệ số trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam nói chung và kế toán nói riêng.
Theo kết quả khảo sát, đa phần doanh nghiệp đã có nhận thức và ý thức được về sự cần thiết của việc tiến hành chuyển đổi số, nhưng chưa đạt mục tiêu kỳ vọng. Các doanh nghiệp chủ yếu đang ở bước số hóa, hoặc đã từng bước sử dụng các công nghệ, phần mềm mới nhưng chưa đạt được mục tiêu đề ra nên đã ngừng sử dụng, hoặc vẫn đang sử dụng nhưng còn gặp khó khăn, chưa thực sự thuận lợi. Cụ thể:
- 48,8% doanh nghiệp đã từng sử dụng một số giải pháp chuyển đổi số nhưng hiện tại không còn sử dụng do giải pháp chưa phù hợp, hoặc doanh nghiệp áp dụng để đáp ứng những nhu cầu tức thời đặt ra trong bối cảnh dịch COVID-19 nhưng giờ không còn nhu cầu. Lý do khác cho thực trạng này là việc các doanh nghiệp chưa xác định được mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số đúng đắn, cũng như thiếu nhân sự phục vụ chuyển đổi số cả về lượng và chất. Điều này thể hiện rõ khi chỉ có 6,2% đã hoàn thành xác định mục tiêu chuyển đổi số và chỉ 7,6% đã từng bước xây dựng kế hoạch trong ngắn và dài hạn để chuyển đổi số.
- 35,3% doanh nghiệp đã số hoá dữ liệu, quy trình (chủ yếu đưa các dữ liệu, văn bản, giấy tờ từ “bản cứng” thành “bản mềm” lưu trữ trên hệ thống). Đây là hoạt động quan trọng để tiến tới chuyển đổi số ở phạm vi rộng và đồng bộ hơn.
- Chỉ một tỷ lệ nhỏ các doanh nghiệp (2,2%) đã làm chủ công nghệ, phần mềm quản lý để phân tích dữ liệu, tự động hoá để đưa ra các quyết định trong sản xuất kinh doanh, cho dù một số vẫn còn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng công nghệ.
- Nghiệp vụ kế toán là nơi diễn ra mức độ chuyển đổi số cao hơn cả với trên 40% doanh nghiệp sử dụng công nghệ số ở mức độ cao và thường xuyên. Và như đã giải thích ở trên, hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát đều tập trung chuyển đổi số ở các khía cạnh mà mang lại hiệu quả trực tiếp tới doanh thu, lợi nhuận của tổ chức. Vì thế, kế toán là một trong những nghiệp vụ được ưu tiên hàng đầu bởi doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, vẫn còn đến 33% doanh nghiệp vẫn còn chưa biết khai thác các phần mềm công nghệ số cho dù hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp hỗ trợ.
Đa phần doanh nghiệp đã có nhận thức và ý thức được về sự cần thiết của việc tiến hành chuyển đổi số, nhưng chưa đạt mục tiêu kỳ vọng. Các doanh nghiệp chủ yếu đang ở bước số hóa, hoặc đã từng bước sử dụng các công nghệ, phần mềm mới nhưng chưa đạt được mục tiêu đề ra nên đã ngừng sử dụng, hoặc vẫn đang sử dụng nhưng còn gặp khó khăn, chưa thực sự thuận lợi.
Qua kết quả khảo sát và các số liệu trên, có thể thấy rằng các doanh nghiệp đã có những ý thức nhất định về tầm quan trọng của chuyển đổi số tất cả lĩnh vực nói chung và kế toán nói riêng, cũng như bắt đầu tiến hành áp dụng công nghệ vào trong quy trình vận hành, kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn còn những hạn chế nhất định, cụ thể:
Một là, kế toán là một trong những ngành nghề đi đầu về ứng dụng công nghệ thông tin, quy trình kế toán đã và sẽ có sự thay đổi căn bản, khi hầu hết các quy trình trong kế toán đều ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy nhiên, hiện nay tại các doanh nghiệp ở Việt Nam, lao động là kế toán có trình độ công nghệ thông tin đang còn nhiều hạn chế. Thực tế cho thấy, kiến thức, hiểu biết, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của các kế toán hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đồng đều. Đây chính là nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng và thời gian thông tin kế toán cung cấp.
Hai là, chất lượng hạ tầng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kế toán nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Việc ứng dụng công nghệ số vào kế toán mặc dù đã có nhiều tiến bộ, song vẫn còn tương đối hạn chế và chưa đi vào chiều sâu, chưa phục vụ được những hoạt động tác nghiệp cụ thể có tính phức tạp và đặc thù chuyên môn cao, từ đó ảnh hưởng đến quyết định quản lý của nhà quản trị.
Ba là, rủi ro mất thông tin, dữ liệu thông qua việc kết nối internet cũng là một vấn đề quan trọng, đối với các công ty kế toán. Thông tin, kết quả kế toán có thể bị rò rỉ từ việc gửi thư điện tử tới đơn vị hoặc các tổ chức, cá nhân bên ngoài, trao đổi qua mạng nội bộ. Các phần tử xấu có thể lợi dụng các thông tin, kết quả kế toán chưa chính thức, để thực hiện các mục đích phá hoại, gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp.
Bốn là, hiện nay tại các nguồn lực tài chính dành cho công tác kế toán nói chung và việc ứng dụng thành tựu ca công nghệ số vào kế toán nói riêng phục vụ việc thu thập thông tin trong hoạt động sản xuất, kinh doanh đang còn hạn chế. Đặc biệt các nhà quản trị chưa nhận thức tầm quan trọng ứng dụng công nghệ số vào kế toán, vì vậy ảnh hưởng đến việc quyết định kịp thời chính xác.
Kết luận
Ứng dụng công nghệ số vào kế toán mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, một số doanh nghiệp hiện nay đang đầu tư nhiều nguồn lực vào việc số hóa các quy trình kế toán nhằm tạo ra lợi thế trong kinh doanh để phát triển bền vững. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cần sớm có lộ trình ứng dụng công nghệ số vào kế toán phù hợp đặc thù kinh doanh và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình.
Tài liệu tham khảo:
