Kế toán quản trị là một hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản trị nội bộ doanh nghiệp giúp đưa ra những quyết định kinh doanh gắn liền với tương lai của tổ chức và làm nền tảng cho việc quản trị doanh nghiệp theo hệ thống, hướng đến phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.
Kế toán tài chính là việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính phục vụ cho nhu cầu cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài đơn vị, doanh nghiệp. Các đối tượng bao gồm các cổ đông, cơ quan chức năng như thuế, thanh tra..., các chủ nợ, ngân hàng... chủ yếu phục vụ cho các nhu cầu quản lý vĩ mô.
Do có sự khác nhau về đối tượng và mục đích sử dụng thông tin, nên giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có những điểm khác biệt về cơ bản như sau:
1. Về đối tượng sử dụng thông tin
Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị là các thành viên bên trong doanh nghiệp: Các chủ sở hữu, Ban giám đốc, những nhà quản lý, giám sát viên, ... Trong khi đó, thông tin của kế toán tài chính chủ yếu lại cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp như các cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ (cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính...).
2. Về đặc điểm thông tin
Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. Trái lại, đối với kế toán quản trị, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán quản trị cần linh hoạt, nhanh chóng và tùy thuộc vào từng quyết định cụ thể của người quản lý, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung. Các quy định của Nhà nước về kế toán quản trị (nếu có) cũng chỉ mang tính chất hướng dẫn.
3. Về tính pháp lý của kế toán
Kế toán tài chính có tính pháp lệnh, nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chính đều phải tuân theo các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận. Ngược lại, tổ chức công tác quản trị lại mang tính nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanh nghiệp phù hợp với đặc thù quản lý, yêu cầu quản lý, điều kiện và khả năng quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp.
4. Về đặc điểm của thông tin
Thông tin của kế toán tài chính chủ yếu được biểu hiện dưới hình thức giá trị. Còn thông tin của kế toán quản trị được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị.
Thông tin của kế toán tài chính là thông tin phản ánh về những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đã xảy ra. Trong khi đó, thông tin của kế toán quản trị chủ yếu đặt trọng tâm cho tương lai vì phần lớn nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn phương án, đề án cho một sự kiện hoặc một quá trình chưa xảy ra.
Thông tin kế toán tài chính chủ yếu là các thông tin kế toán thuần tuý, được thu thập từ các chứng từ kế toán. Trong kế toán quản trị, thông tin được thu thập nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý và thường không có sẵn, nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, kế toán quản trị còn phải vận dụng nhiều phương pháp khác như thống kê, hoạch toán nghiệp vụ, kinh tế học, quản lý để tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được phù hợp với mục đích ban đầu.
5. Về hình thức báo cáo sử dụng
Báo cáo được sử dụng trong kế toán tài chính là các báo cáo kế toán tổng hợp toàn doanh nghiệp (gọi là các Báo cáo tài chính) phản ánh tổng quát về nguồn vốn, tài sản, kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ (gồm Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính).
Báo cáo của kế toán quản trị đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của doanh nghiệp (như báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nợ phải trả, báo cáo nhập xuất và tồn kho của hàng tồn kho...).
6. Về kỳ báo cáo
Kỳ báo cáo của kế toán quản trị thường xuyên hơn và ngắn hơn kỳ báo cáo của kế toán tài chính, tùy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Báo cáo của kế toán tài chính được lập theo định kỳ, thường là hàng năm.
Với 6 tiêu chí phân biệt trên, chắc chắn các đối tượng liên quan sẽ dễ dàng so sánh, phân biệt sự khác nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, giúp doanh nghiệp vận hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, tránh những nhầm lẫn không đáng có.
