Đặt vấn đề
Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng thực hiện công việc theo cam kết giữa chủ doanh nghiệp (DN) và người lao động. Tiền lương được trả đúng với thành quả lao động sẽ kích thích người lao động làm việc, tăng hiệu quả cho DN, thúc đẩy tinh thần hăng say làm việc, sáng tạo trong quá trình lao động. Hiện nay ở Việt Nam, ngoài lương, người lao động còn được hưởng các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)...
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các DN là cần thiết, nhất là trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đang tác động mạnh mẽ đến đời sống và thu nhập của hầu hết các đối tượng trong xã hội, trong đó có các cán bộ, công nhân viên (CBCNV) của các DN hiện nay.
Đánh giá chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp
Theo số liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), tính đến ngày 31/12/2020, cả nước có 811.538 DN đang hoạt động, tăng 7,0% so với cùng thời điểm năm 2019. Trong 8 tháng đầu năm 2021, tổng số DN thành lập mới và hoạt động trở lại là 114.025 DN (giảm 6% so với cùng kỳ 2020), bao gồm: 81.584 DN thành lập mới (giảm 8% so với cùng kỳ năm 2020) và 32.441 DN quay trở lại hoạt động (giảm 0,6% so với cùng kỳ năm 2020). Trung bình mỗi tháng có 14.253 DN gia nhập và tái gia nhập thị trường.
Dưới tác động của dịch bệnh COVID-19, 8 tháng đầu năm 2021, số DN rút lui khỏi thị trường tiếp tục có sự gia tăng, với 85.508 DN, tăng 24,2% so với cùng kỳ năm 2020. Trong đó, có 43.165 DN tạm ngừng kinh doanh, chiếm đến 50,5% tổng số DN rút lui khỏi thị trường trong 8 tháng đầu năm 2021; số DN chờ làm thủ tục giải thể là 30.147 DN, tăng 24,5% so với cùng kỳ năm 2020; số DN đã giải thể, chấm dứt tồn tại trong 8 tháng đầu năm 2021 là 12.196 DN (tăng 17,8% so với cùng kỳ năm 2020).
Tuy nhiên, dưới tác động của dịch bệnh COVID-19, 8 tháng đầu năm 2021, số DN rút lui khỏi thị trường tiếp tục có sự gia tăng, với 85.508 DN, tăng 24,2% so với cùng kỳ năm 2020. Trong đó, có 43.165 DN tạm ngừng kinh doanh, chiếm đến 50,5% tổng số DN rút lui khỏi thị trường trong 8 tháng đầu năm 2021; số DN chờ làm thủ tục giải thể là 30.147 DN, tăng 24,5% so với cùng kỳ năm 2020; số DN đã giải thể, chấm dứt tồn tại trong 8 tháng đầu năm 2021 là 12.196 DN (tăng 17,8% so với cùng kỳ năm 2020).
Tình trạng DN ngừng hoạt động, đóng cửa, chờ giải thể... đã ảnh hưởng đến thu nhập của người lao động. Khảo sát về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở một số DN hiện nay có thể nhận diện cụ thể những ưu điểm, nhược điểm sau:
Về ưu điểm
Thứ nhất, quá trình tính lương của các DN cơ bản đảm bảo tính chính xác, thống nhất trong tháng và giữa các tháng trong năm theo quy định của pháp luật. Phương pháp tính lương đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán đảm bảo tính chính xác, hợp lý và đúng quy định.
Thông thường, các DN hiện nay áp dụng hình thức trả lương phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của mỗi loại hình công ty. Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho công nhân viên nhằm đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên, tạo điều kiện DN sắp xếp công việc, thời gian làm việc linh động, phù hợp với khối lượng công việc để đem lại hiệu quả sản xuất cao.
Thứ hai, thời gian tăng ca, làm thêm giờ được tính trên tổng thu nhập của người lao động đã góp phần kích thích tinh thần làm việc, tăng thu nhập cho người lao động.
Thứ ba, công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ số, các công ty đa phần sử dụng phần mềm kế toán nên quá trình ghi sổ và lưu sổ đã giảm nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán.
Thứ tư, về quản lý nhân sự, hầu hết các DN đều có bộ phận quản lý nhân sự có đối chiếu việc chấm công với thống kê lao động đảm bảo tính công bằng đối với người lao động. Với những CBCNV nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát sao, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới được thanh toán, có sự xem xét cẩn thận cho từng trường hợp để xét đóng tỷ lệ hưởng BHXH.
Thứ năm, các chứng từ được trình bày đúng quy định pháp luật hiện hành, có đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ cẩn thận, khoa học, hợp lý, thuận lợi cho quá trình tra soát và tính toán.
Thứ sáu, việc thanh toán các “khoản phải trả, phải thu” rõ ràng, đúng theo chế độ đã quy định. Việc thanh toán trả lương cho CBCNV bằng chuyển khoản, trả lương đúng thời hạn quy định một lần một tháng vào thời điểm tuần đầu hoặc tuần cuối của tháng.
Thứ bảy, chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN... luôn được tính toán chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng và nộp cho cơ quan quản lý theo đúng quy định của Nhà nước.
Vấn đề còn tồn tại
- Hiện nay việc các DN sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm được thời gian và công sức cho kế toán khi hạch toán nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán cũng gặp khá nhiều hạn chế, một trong số đó là phần mềm kế toán không theo dõi chi tiết từng khoản mục TK 334, TK 338, dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu, theo dõi.
- Các DN quy mô trung bình hoặc nhỏ chưa thiết lập thang bảng lương chính xác cho cấp bậc nhân viên, điều này dẫn đến sự chênh lệch tiền lương giữa nhân viên cùng giữ một vị trí, làm ảnh hưởng không nhỏ tới tinh thần làm việc của công nhân viên.
- Bên cạnh việc trả đúng, đủ lương cho cán bộ công nhân viên, thì phần lớn các công ty được khảo sát đều chưa có chế độ lương khuyến khích, thưởng đối với những công nhân viên có năng lực, hoàn thành trách nhiệm đem lại hiệu quả lao động cao. Việc tăng lương diễn ra cứng nhắc, theo quy định chỉ được tăng lương sau mỗi lần ký hợp đồng (hợp đồng lao động 1 năm ký một lần). Thời gian tăng lương dài, không khách quan, phần nhiều dựa vào sự quyết định của ban giám đốc, đôi khi không đánh giá đúng, đủ năng lực làm việc của CBCNV, dẫn đến sự thiếu công bằng trong đánh giá lương, thưởng.
- Kế toán tiền lương của các DN hiện nay vẫn chưa thực hiện việc trích khoản kinh phí công đoàn rõ ràng trên sổ sách và thực tế trừ vào lương.
- Khoản phụ cấp trách nhiệm cho lãnh đạo, đội trưởng, tổ trưởng vẫn chưa được các DN thực hiện, nếu có chỉ là một phần kinh phí rất nhỏ chứ chưa theo một thang bậc quy chuẩn nhất định.
Giải pháp nâng cao hiệu quả kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nhằm nâng cao hiệu quả công tác công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các DN hiện nay, bài viết đề xuất một số nhóm giải pháp sau:
Công tác tính lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương và các khoản trích theo lương luôn là vấn đề được quan tâm trong thực tiễn cuộc sống. Do vậy, trước yêu cầu nâng cao sức cạnh tranh và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN thì vấn đề tiền lương của CBCNV cần không ngừng được cải thiện và nâng cao. Điều này đòi hỏi bộ phận nhân sự tiền lương của các DN phải liên tục cập nhật các văn bản hiện hành về vấn đề tiền lương để đảm bảo quyền lợi của CBCNV. Đồng thời, hàng năm cần có kế hoạch cho việc kiểm tra nâng cao trình độ, bậc lương phù hợp cho từng cá nhân cụ thể.
Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Các DN cần nhanh chóng tìm hiểu và cung cấp các phần mềm kế toán đầy đủ, phù hợp bao gồm cả khoản tiền lương để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện một cách thuận lợi, giảm tối đa các khoản sai sót có thể xảy ra, cũng như giảm nhẹ công việc hạch toán số liệu cho chuyên viên kế toán. Trong đó, cần tổ chức tốt công tác kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương, cụ thể:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ, chính xác tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả thời gian lao động của CBCNV.
- Tính toán chính xác, thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ, chính sách các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Thực hiện kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành chính sách, chế độ về lao động, tiền lương và BHXH, quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng Quỹ bảo hiểm tiền lương và Quỹ BHXH.
- Tính và phân bổ đúng các khoản tiền lương, khoản trích trích theo lương. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong công ty thực hiện đúng đắn, đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, BHXH, Mở sổ sách kế toán và hạch toán lao động tiền lương đúng quy định.
Các giải pháp khác
- Các DN cần thành lập tổ chức công đoàn và gia nhập tổ chức công đoàn, đồng thời tiến hành trích kinh phí công đoàn để hoạt động công đoàn được chính danh và chăm lo đời sống vật chất tinh thần người lao động.
- Hiện nay, các DN thường có rất nhiều nhân viên có cùng một vị trí, công việc như nhau nhưng lại phân chia mức lương không phù hợp. Điều này làm ảnh hưởng không nhỏ tới tinh thần làm việc của người lao động, không có sự gắn kết giữa công ty và người lao động. Do đó, các DN cần đề ra một thang bảng lương cụ thể hơn dành cho vị trí nhân viên để thuận tiện trong đối chiếu giữa các vị trí. Trên thang bảng lương thể hiện nhiều mức lương cho cùng vị trí, nhưng có quy định được đề ra để đạt được mức lương tương ứng.
- Trong mỗi công việc người lao động luôn mong muốn có được một chế độ thưởng phù hợp với công sức, năng lực mình bỏ ra trong công việc và hy vọng các công ty có thể nhìn nhận những điều đó. Vì vậy, các công ty nên đề ra chế độ thưởng cho CBCNV hợp lý.
- Cần có phụ cấp trách nhiệm cho các cán bộ quản lý, đội trưởng, để tạo động lực và trách nhiệm với công việc quản lý của những cán bộ này.
Kết luận
Tiền lương là phần thù lao trả cho người lao động tương xứng với số lượng, chất lượng và kết quả lao động. Tiền lương và các khoản trích theo lương là nguồn thu nhập chủ yếu của CBCNV để họ yên tâm ổn định cuộc sống, tích cực hăng hái tham gia lao động sản xuất.
Nói cách khác, tiền lương và các khoản trích theo lương là một phạm trù kinh tế, gắn liền với các cách thức phân chia, gắn liền với lợi ích con người, gắn liền với các tổ chức kinh tế. Động lực của việc phân chia tiền lương và các khoản trích theo lương còn là cơ sở để tái sản xuất, cũng như tái sản xuất mở rộng. Do vậy, việc đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yêu cầu cần thiết trong quá trình phát triển và hoạt động kinh doanh của DN.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Kế hoạch Đầu tư (2021), Tình hình đăng ký doanh nghiệp tháng 8 và 8 tháng đầu năm 2021;
2. Bộ Tài chính (2018), “Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam”, NXB Tài chính;
3. Bảo hiểm Xã hội Việt Nam (2017), Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;
4. Ngô Thế Chi, Nguyễn Đình Đỗ (2019), “Giáo trình kế toán tài chính, NXB Tài chính;
5. Nguyễn Quốc Thắng (2014), Giáo trình “Kế toán tài chính doanh nghiệp 1”, NXB Lao động;
6. Công ty cổ phần Lộc Phát Quảng Ninh“Báo cáo tài chính, sổ liệu kế toán năm (2018- 2020)”.
(*) Lê Hồng Kỳ - Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Tài chính - Quản trị Kinh doanh
(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 1 tháng 10/2021.
