Kế toán chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước
Khái niệm
Theo Điều 3, Thông tư số 344/2016/TT-BTC ngày 30/12/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn, thì chi ngân sách xã bao gồm chi đầu tư phát triển; chi thường xuyên nhằm bảo đảm quốc phòng, an ninh của Nhà nước, chi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị xã hội; chi hỗ trợ cho các tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được thành lập theo quy định khi các tổ chức này được Nhà nước giao nhiệm vụ; chi phát triển kinh tế - xã hội và các nhiệm vụ chi khác theo quy định của pháp luật.
Theo Thông tư số 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, thì chi ngân sách xã chưa hạch toán vào ngân sách nhà nước (NSNN) là những khoản chi của ngân sách đã chi tại xã gồm các khoản chi thường xuyên, chi mua sắm tài sản cố định bằng tiền mặt và chi đầu tư xây dựng cơ bản nhưng chưa làm thủ tục ghi chi ngân sách tại Kho bạc.
Tài khoản kế toán
| Bảng 1: Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 137 | ||
| STT | Kết cấu | Nội dung phản ánh |
| 1 | Bên Nợ | Các khoản chi ngân sách thường xuyên, chi mua sắm tài sản cố định bằng tiền mặt và chi cho đầu tư xây dựng cơ bản nhưng chưa ghi vào tài khoản chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN. |
| 2 | Bên Có | - Các khoản chi ngân sách thường xuyên đã làm thủ tục ghi chi ngân sách tại Kho bạc - Các khoản chi về mua sắm tài sản cố định bằng tiền mặt và chi đầu tư xây dựng cơ bản (công trình hoàn thành và quyết toán công trình đã được phê duyệt) chuyển thành số chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN trong năm. |
| 3 | Số dư bên Nợ | Các khoản đã chi ngân sách xã (về chi thường xuyên và chi mua sắm tài sản cố định và chi đầu tư xây dựng cơ bản) nhưng chưa làm thủ tục ghi chi ngân sách xã tại Kho bạc. |
Nguồn: Thông tư số 70/2019/TT-BTC
Thông tư số 70/2019/TT-BTC quy định, Tài khoản 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN phản ánh các khoản chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN và việc xử lý số chi này để phản ánh vào chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN.
Các khoản chi phản ánh vào tài khoản này gồm các khoản được chi từ số tiền rút tạm ứng của Kho bạc về; các khoản chi ngân sách bằng hiện vật, ngày công... và những khoản chi bằng số tiền thu ngân sách được phép giữ lại để chi ngân sách tại xã (những xã được phép tạm chi). Trước hết những khoản chi trên được hạch toán vào bên Nợ Tài khoản 137 "Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN", sau đó làm thủ tục thanh toán với Kho bạc để chuyển vào chi hạch toán vào NSNN và ghi Nợ Tài khoản 814 "Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN".
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Các chứng từ kế toán để hạch toán vào tài khoản này gồm: Phiếu chi, phiếu xuất kho, các chứng từ chi hoặc hóa đơn dịch vụ còn nợ chưa thanh toán, hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ chi hội nghị của các ban ngành đoàn thể ở xã đã được chủ tài khoản duyệt chi nhưng xã chưa có tiền thanh toán.
Khi làm thủ tục thanh toán tại Kho bạc, căn cứ vào các chứng từ chi kế toán lập Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng hoặc Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã theo mục lục NSNN.
Thực tiễn hạch toán kế toán một số nghiệp vụ
Kế toán các khoản chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN có nhiều hoạt động đặc thù. Để thuận lợi cho người làm công tác kế toán, Thông tư số 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019 của Bộ Tài chính đã hướng dẫn một số hoạt động kinh tế chủ yếu có thể phát sinh trong thực tế, cụ thể:
Thứ nhất, hạch toán kế toán đối với chi thường xuyên
Đối với hạch toán kế toán các khoản chi thường xuyên, đây là một trong những nội dung người làm kế toán phải hết sức chú ý để phản ánh và thể hiện một cách đầy đủ theo đúng quy định. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, việc hạch toán này được thực hiện như sau:
Một là, thanh toán tạm ứng phản ánh vào chi chưa hạch toán vào NSNN
- Khi tạm ứng tiền cho cán bộ đi công tác, chi hội nghị hoặc chi hành chính,.., ghi:
Nợ TK 311 - Các khoản phải thu (chi tiết từng người nhận tạm ứng)
Có TK 111 - Tiền mặt.
- Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng được duyệt, ghi vào chi chưa hạch toán vào NSNN (phần chi thường xuyên), ghi:
Nợ TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 311 - Các khoản phải thu.
Hai là, xuất quỹ tiền mặt chi trực tiếp những khoản chi ngân sách thường xuyên, căn cứ phiếu chi, ghi:
Nợ TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 111 - Tiền mặt.
Ba là, khi nhận được Giấy đề nghị thanh toán chi hội nghị kèm theo chứng từ chi của các ban ngành, đoàn thể trong xã được chủ tài khoản duyệt chi nhưng xã chưa thanh toán hoặc nhận được hóa đơn về dịch vụ mua ngoài xã còn nợ của người cung cấp, căn cứ vào hóa đơn chứng từ, ghi:
Nợ TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 331 - Các khoản phải trả.
Bốn là, khi có đầy đủ chứng từ, kế toán lập Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng kèm theo Bảng kê chứng từ chi làm thủ tục thanh toán với Kho bạc, căn cứ vào Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng đã được Kho bạc chấp nhận, ghi:
Nợ TK 814 - Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN
Có TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.
Năm là, khi rút dự toán để chi chuyển khoản (những khoản chi có đủ điều kiện thanh toán), ghi:
Nợ TK 814 - Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 - Dự toán chi ngân sách (00822).
Sáu là, khi rút dự toán về quỹ tiền mặt của xã (Rút tạm ứng chưa đủ điều kiện thanh toán), ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 - Dự toán chi ngân sách (00821).
Bảy là, khi xuất quỹ tiền mặt chi trực tiếp những khoản chi thường xuyên tại xã, ghi:
Nợ TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 111 - Tiền mặt.
Tám là, khi có đầy đủ chứng từ, kế toán lập Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng kèm theo Bảng kê chứng từ chi làm thủ tục thanh toán với Kho bạc, căn cứ Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng đã được Kho bạc chấp thuận, ghi:
Nợ TK 814 - Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN
Có TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 - Dự toán chi ngân sách (00821) (ghi âm)
Có TK 008 - Dự toán chi ngân sách (00822) (ghi dương).
Thứ hai, đối với các xã miền núi, vùng cao
Theo Thông tư số 70/2019/TT-BTC, các xã miền núi, vùng cao ở xa Kho bạc, đi lại khó khăn, số thu tiền mặt ít, được phép giữ lại một số khoản thu ngân sách để chi ngân sách tại xã, sau đó làm thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách xã tại Kho bạc.
Đối với trường hợp thu ngân sách xã bằng tiền (các khoản thu bằng biên lai thu tiền), căn cứ vào biên lai, lập phiếu thu nhập quỹ, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 337 - Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.
Đối với trường hợp xuất quỹ tiền mặt chi ngân sách thường xuyên tại xã, căn cứ vào phiếu chi, ghi:
Nợ TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 111 - Tiền mặt.
Đối với trường hợp định kỳ, lập Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã (tổng số ghi thu phải bằng tổng số ghi chi ngân sách) để thực hiện ghi thu, ghi chi chưa hạch toán vào NSNN.
- Ghi thu ngân sách xã:
Nợ TK 337 - Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 714 - Thu ngân sách xã hạch toán vào NSNN.
- Ghi chi ngân sách xã:
Nợ TK 814 - Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN
Có TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.
Thứ ba, đối với những xã có nguồn thu theo mùa vụ
Đối với những xã có nguồn thu theo mùa vụ, hàng tháng phản ánh số phải trả về các khoản đã chi ngân sách (các chứng từ chi hội nghị của các ban ngành đoàn thể trong xã đã được chủ tài khoản phê duyệt) nhưng xã chưa có tiền thanh toán, ghi:
Nợ TK 137 - Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN
Có TK 331 - Các khoản phải trả.
Đến cuối mùa vụ, khi ngân sách xã có nguồn thu, xã tiến hành thanh toán các khoản phải trả theo các chứng từ đã duyệt chi, ghi:
- Tạm ứng tiền của Kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của xã, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1121).
- Xuất quỹ thanh toán các khoản nợ phải trả (các chứng từ đã duyệt chi), ghi:
Nợ TK 331 - Các khoản phải trả
Có TK 111 - Tiền mặt.
Khi lập Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng, căn cứ vào Giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng đã được Kho bạc chấp nhận, chuyển chi chưa hạch toán vào NSNN thành số chi hạch toán vào NSNN, ghi:
Nợ TK 814- Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN
Có TK 137- Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN.
Một số lưu ý
Do tính chất đa dạng và phức tạp của việc hoạch toán kế toán các khoản chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN, do vậy, khi tổ chức thực hiện cần lưu ý một số vấn đề sau:
Về hạch toán chi tiết
Hạch toán chi tiết Tài khoản 137 “Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN” được thực hiện trên Sổ chi ngân sách xã (phần chi chưa hạch toán vào NSNN), được chia theo dõi chi tiết: Chi thường xuyên và chi đầu tư.
Về các trường hợp kết chuyển số liệu
Đối với các công trình XDCB khi xử lý số liệu để kết chuyển từ Tài khoản 137 sang Tài khoản 814, căn cứ vào dự toán công trình (kế hoạch ngân sách của xã bố trí cho công trình trong dự toán ngân sách năm) và số chi thực tế của công trình để kết chuyển số liệu theo các trường hợp sau:
Thứ nhất, nếu chi phí thực tế của hạng mục công trình hoặc công trình được phê duyệt quyết toán nhỏ hơn hoặc bằng số kế hoạch ngân sách bố trí cho hạng mục công trình hoặc công trình trong năm ngân sách thì kết chuyển từ Tài khoản 137 "Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN" sang Tài khoản 814 "Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN" theo chi phí thực tế được duyệt.
Thứ hai, nếu chi phí thực tế của hạng mục hoặc công trình được phê duyệt quyết toán lớn hơn số kế hoạch ngân sách bố trí cho công trình hoặc hạng mục công trình trong năm ngân sách thì kết chuyển bằng hoặc nhỏ hơn số ngân sách đã bố trí cho công trình. Trường hợp này số kết chuyển từ Tài khoản 137 "Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN" sang Tài khoản 814 "Chi ngân sách xã hạch toán vào NSNN" phải có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh, phần chi phí vượt dự toán được để dư trên Tài khoản 137 "Chi ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN" (số dư này phải có đầy đủ chứng từ kèm theo) phải được bổ sung thêm vào dự toán ngân sách trong năm hoặc được chuyển sang dự toán chi ngân sách năm sau để thanh toán.
Về ghi sổ kế toán
Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy
Trường hợp ghi sổ kế toán trên giấy (thủ công), xã phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:
- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển: Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên xã, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, người phụ trách kế toán và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.
- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên xã, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán. Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời. Đồng thời, các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, phải đảm bảo an toàn và dễ tra cứu.
Trường hợp lập sổ kế toán trên máy vi tính
Các mẫu sổ kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Đối với sổ kế toán lưu trữ trên các phương tiện điện tử, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phải chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được dữ liệu trong thời hạn lưu trữ.
Tài liệu tham khảo:
