Hoàn thiện quy định về hồ sơ, chứng từ

Tính đến nay, Bộ Tài chính đã nhận được 37 ý kiến tham gia góp ý từ các cơ quan, tổ chức, trong đó có 13/22 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 21/34 địa phương; Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và 2 doanh nghiệp. Trong số này, có 24 ý kiến nhất trí hoàn toàn với nội dung dự thảo Thông tư.

Theo Bộ Tài chính, dự thảo Thông tư đã được hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa hồ sơ, thủ tục, bảo đảm tính thống nhất với Luật Quản lý thuế, Luật Doanh nghiệp và Luật Kế toán. Đối với các trường hợp doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, hồ sơ chứng từ được xác định là những tài liệu doanh nghiệp cung cấp sau khi xảy ra thiệt hại, như biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập hoặc chứng từ do cơ quan bảo hiểm bồi thường (nếu có). Các quy định này nhằm làm rõ hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ theo quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế TNDN.

Liên quan đến ý kiến góp ý về quy định hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ, Bộ Tài chính cho biết việc quy định chi tiết hồ sơ cho từng loại chi phí là cần thiết để đảm bảo tính chặt chẽ, minh bạch và giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong triển khai, hạn chế phát sinh vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với đó, dự thảo Thông tư cũng dẫn chiếu theo quy định của pháp luật chuyên ngành nhằm bao quát toàn diện các lĩnh vực có liên quan, tránh để xảy ra khoảng trống pháp lý khi pháp luật chuyên ngành có sự thay đổi.

Tại dự thảo Thông tư, Bộ Tài chính đã bổ sung quy định về hồ sơ khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Dự thảo cũng quy định rõ yêu cầu về hồ sơ, chứng từ cụ thể đối với các khoản chi này. Theo đó, chỉ những khoản chi phục vụ cho hoạt động của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định mới được tính vào chi phí được trừ.

Đáng chú ý, Bộ Công an đã có kiến nghị liên quan đến khoản 2 Điều 3 của dự thảo Thông tư, đề xuất bổ sung cụm từ “hoặc kế hoạch sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho hoạt động Đảng, Đoàn được phê duyệt trong năm” sau cụm từ “Văn bản đề nghị hỗ trợ của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp”. Bộ Công an cho rằng, trên thực tế, hằng năm các tổ chức Đảng, Đoàn trong doanh nghiệp đều xây dựng kế hoạch sử dụng chi phí được doanh nghiệp phê duyệt, do đó không cần thiết phải có văn bản đề nghị hỗ trợ riêng.

Tiếp thu ý kiến này, Bộ Tài chính đã hoàn thiện nội dung dự thảo Thông tư theo hướng quy định cụ thể: “Hồ sơ của khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại điểm b2 khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp gồm: Quyết định thành lập tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp; Văn bản đề nghị hỗ trợ của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp hoặc kế hoạch sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho hoạt động Đảng, Đoàn được phê duyệt trong năm; hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa (nếu bằng hiện vật) hoặc chứng từ chi tiền (nếu bằng tiền)”.

Tạo thuận lợi nhất trong việc kê khai

Góp ý với dự thảo, Thuế TP. Hồ Chí Minh kiến nghị rằng bổ sung quy định người bán phải ký và chịu trách nhiệm trên Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể, đề xuất sửa nội dung thành: “Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này do bên bán và người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp kinh doanh ký và chịu trách nhiệm”. Đồng thời, kiến nghị sửa đổi, bổ sung Mẫu 02/TNDN để người bán có thể ký và ghi rõ họ tên (có thể bố trí tại cột số 9 của bảng kê). Việc này nhằm ngăn ngừa tình trạng bên mua lập khống giá trị hoặc khối lượng hàng hóa trên bảng kê, đảm bảo người bán cũng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.

Phản hồi kiến nghị của Thuế TP. Hồ Chí Minh, Bộ Tài chính cho biết, theo khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), Bảng kê phải có các nội dung: tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; ngày lập; tên và chữ ký của người lập bảng kê. Trong dự thảo Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN cũng nêu: “Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm”.

Như vậy, cả quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ và dự thảo Nghị định mới đều không quy định người bán phải ký trên Bảng kê. Hơn nữa, thời điểm lập Bảng kê không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ, nên việc yêu cầu người bán ký vào bảng kê có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt khi mua hàng từ nhiều người, ở nhiều địa điểm khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp lập bảng kê dựa trên các hóa đơn, chứng từ đã có chữ ký của người bán, nên quy định hiện hành đã bảo đảm được tính xác thực. Nội dung này cũng kế thừa từ các Thông tư hiện hành về thuế TNDN, đã thực hiện ổn định và không phát sinh vướng mắc.

Thuế TP. Hà Nội cũng có kiến nghị bổ sung quy định đối với trường hợp mua sản phẩm trồng rừng, theo đó người mua phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu chứng minh bên bán được cơ quan có thẩm quyền cấp phép trồng rừng, khai thác và bán sản phẩm trồng rừng.

Bộ Tài chính cho rằng, việc yêu cầu người mua lưu giữ các hồ sơ này là không khả thi, bởi các giấy tờ đó do bên bán quản lý, không dễ cung cấp cho người mua. Trong dự thảo Nghị định (tại điểm c khoản 1 Điều 9) đã quy định rõ: “Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.” Theo đó, đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Tiếp thu ý kiến góp ý, Bộ Tài chính đã bổ sung nội dung “số điện thoại (nếu có)” vào Mẫu 02/TNDN nhằm thuận tiện cho việc xác minh thông tin, đồng thời đảm bảo linh hoạt trong trường hợp người bán không có điện thoại.